# Hello Office CRM --- ## Pagina's - [Demo](https://www.hello-office.nl/demo/): Ontdek hoe Hello Office CRM jouw werkdag makkelijker maakt. Bekijk de demo en zie hoe je alles beheert op één plek: taken, planning, offertes en meer. - [Contacten](https://www.hello-office.nl/contacten/): Beheer al je contacten centraal in Hello Office. Koppel contactpersonen aan projecten, afspraken en facturen en voeg notities of documenten toe voor volledig inzicht. - [Offerte software](https://www.hello-office.nl/offerte-software/): Offerte software waarmee je snel, foutloos en professioneel offertes maakt, verstuurt en beheert. Alles in je huisstijl en gekoppeld aan je CRM! - [Factureren](https://www.hello-office.nl/factureren/): Factureren wordt eenvoudig met Hello Office. Maak professionele facturen, verstuur direct per e-mail of post en koppel aan projecten of uren. Bespaar tijd en werk foutloos. - [Agenda](https://www.hello-office.nl/agenda/): Met de agenda van Hello Office plan je afspraken, taken en beschikbaarheid op één centrale plek. Koppel eenvoudig medewerkers, projecten en klanten voor volledig overzicht. - [Planningstool](https://www.hello-office.nl/planningstool/): Plan werkzaamheden, taken en bezetting efficiënt met de planningstool van Hello Office. Kies uit Gantt, rooster of Kanban en houd grip op voortgang, deadlines en capaciteit. - [Takenbeheer](https://www.hello-office.nl/takenbeheer/): Organiseer en takenbeheer efficiënt met Hello Office. Creëer subtaken, stel prioriteiten, wijs medewerkers toe en werk overzichtelijk met flexibele weergaves. Alles voor een gestructureerde workflow. - [Urenregistratie](https://www.hello-office.nl/urenregistratie/): Registreer uren snel en eenvoudig met Hello Office. Koppel uren aan projecten of klanten en zet direct om in facturen. Ontdek intuïtieve urenregistratie. Ook via de app. - [Verlof](https://www.hello-office.nl/verlof/): Beheer verlofaanvragen, -saldi en afwezigheid overzichtelijk met Hello Office. Krijg direct inzicht in teamplanning, ontvang meldingen en houd controle over alle verloftypes. Efficiënt en duidelijk verlof. - [Maatwerk](https://www.hello-office.nl/maatwerk/): Hello Office levert maatwerkoplossingen die aansluiten op jouw werkwijze. Laat functionaliteiten bouwen die écht passen bij je processen. Flexibel, schaalbaar en volledig op maat. --- ## Berichten - [Wat is een proforma factuur?](https://www.hello-office.nl/financieel/wat-is-een-proforma-factuur/): Wat is een proforma factuur? Lees de betekenis, voorbeelden, het verschil met een gewone factuur en hoe je deze eenvoudig maakt in Hello Office. - [Kilometervergoeding 2025](https://www.hello-office.nl/urenregistratie/kilometervergoeding-2025/): Wat is de kilometervergoeding in 2025? Lees alles over de regels, tarieven, fiscale gevolgen en hoe je dit eenvoudig registreert. - [Factuur maken in Excel](https://www.hello-office.nl/financieel/factuur-maken-in-excel/): Alles over factuur maken in Excel: stap voor stap uitleg, voorbeelden en handige tips voor ondernemers en freelancers. - [Verschil tussen CRM en ERP](https://www.hello-office.nl/crm/verschil-tussen-crm-en-erp/): Ontdek het verschil tussen CRM en ERP met voorbeelden, toepassingen en uitleg. Helder, luchtig en zonder jargon. Voor ondernemers en managers. - [BTW op factuur](https://www.hello-office.nl/financieel/btw-op-factuur/): Alles over BTW op factuur: regels, voorbeelden, tips en hoe Hello Office automatisch BTW op facturen berekent. Lees wat jij moet weten. - [Wat is nacalculatie?](https://www.hello-office.nl/financieel/wat-is-nacalculatie/): Wat is nacalculatie precies en waarom gebruiken bedrijven het? Alles over inzicht in kosten, uren en winst met slimme nacalculatie. - [Wat zijn bankmutaties?](https://www.hello-office.nl/financieel/wat-zijn-bankmutaties/): Wat zijn bankmutaties precies? Leer alles over banktransacties, voorbeelden, en hoe je ze koppelt aan je CRM of boekhouding via Hello Office. - [Factuur aanpassen strafbaar?](https://www.hello-office.nl/financieel/factuur-aanpassen-strafbaar/): Is een factuur aanpassen strafbaar? Ontdek wat wel en niet mag, welke risico's er zijn en hoe je juridisch veilig werkt met facturen. - [Voorschot factuur](https://www.hello-office.nl/financieel/voorschot-factuur/): Wat is een voorschot factuur precies en wanneer gebruik je het? Ontdek alles over de voorschot factuur (ook wel: deelfactuur) in dit artikel. - [Debiteuren](https://www.hello-office.nl/financieel/debiteuren/): Wat is een debiteur precies en wat moet je ermee? Ontdek alles over de rol van debiteuren binnen jouw bedrijf. - [Bouwvak 2025 Zuid](https://www.hello-office.nl/verlofregistratie/bouwvak-2025-zuid/): Meta description: Alles over de bouwvak 2025 Zuid: data, tips, vakantiespreiding en wat je moet weten als je werkt of vrij wilt nemen in deze periode. - [Klantenbinding](https://www.hello-office.nl/crm/klantenbinding/): Ontdek hoe effectieve klantenbinding jouw bedrijf helpt groeien. Praktische tips en voorbeelden om klantenbinding direct toe te passen. - [Factuur herinnering versturen](https://www.hello-office.nl/financieel/factuur-herinnering-versturen/): Alles wat je moet weten over een factuur herinnering versturen. Inclusief tips, tools en juridische do's & don'ts. - [Wat is een creditfactuur](https://www.hello-office.nl/financieel/wat-is-een-creditfactuur/): Wat is een creditfactuur? In dit artikel leggen we je duidelijk uit wat het is, wanneer je het gebruikt en hoe je het correct toepast. - [Wat is relatiebeheer?](https://www.hello-office.nl/crm/wat-is-relatiebeheer/): Wat is relatiebeheer? Ontdek wat het echt betekent en hoe je er vandaag nog slim gebruik van maakt binnen je organisatie. - [Projectmatig werken](https://www.hello-office.nl/projectmanagement/projectmatig-werken/): Wil je efficiënter werken met duidelijke doelen, rollen en resultaten? Leer alles over projectmatig werken en hoe je dit succesvol toepast binnen je organisatie. - [Wat is een PO-nummer?](https://www.hello-office.nl/financieel/wat-is-een-po-nummer/): Een PO-nummer, oftewel "Purchase Order Number", is een unieke code die gebruikt wordt binnen het inkoopproces van een organisatie. - [Wat is een kwitantie?](https://www.hello-office.nl/financieel/wat-is-een-kwitantie/): Een kwitantie is een officieel bewijs van betaling. Het wordt ook wel een betalingsbewijs, ontvangstbewijs, reçu of kwijtschrift genoemd. - [Wat is CRM?](https://www.hello-office.nl/crm/wat-is-crm/): Wat is CRM en waarom is het belangrijk voor je bedrijf? Lees alles over Customer Relationship Management, de voordelen en hoe je CRM effectief inzet voor groei en klantbeheer. --- # # Detailed Content ## Pagina's --- ## Berichten > Wat is een proforma factuur? Lees de betekenis, voorbeelden, het verschil met een gewone factuur en hoe je deze eenvoudig maakt in Hello Office. - Published: 2025-06-16 - Modified: 2025-06-13 - URL: https://www.hello-office.nl/financieel/wat-is-een-proforma-factuur/ - Categorieën: Financieel Oké, dus... wat is een proforma factuur? Samenvattend:Waarom zou je een proforma factuur gebruiken? 1. Vooruitzicht geven2. Voor douaneformaliteiten3. Voor interne goedkeuringen4. Om een klant ‘voor te bereiden’ op de betalingWat staat er op een proforma factuur? Verplichte onderdelen:Wat je juist níet opneemt:Het verschil tussen een proforma en een echte factuurWanneer gebruik je een proforma factuur niet? Hoe ziet een proforma factuur eruit? (voorbeeld)Proforma factuur in Hello Office makenWaarom dat handig is:Use case: internationaal zakendoenVeelgestelde vragen over proforma facturen1. Mag ik een proforma factuur gebruiken in plaats van een offerte? 2. Moet ik proforma facturen bewaren? 3. Kan ik een proforma nummer hergebruiken? 4. Wat als de klant toch betaalt op basis van een proforma? Samenvattend Je hebt er misschien wel eens van gehoord: een proforma factuur. Het klinkt officieel. En een beetje verwarrend misschien. Want... is het nou een echte factuur? Of meer een soort offerte? En wanneer gebruik je zoiets eigenlijk? Als je het antwoord op die vragen zoekt, ben je hier precies op de juiste plek. Geen saaie definitie zonder context, maar een helder verhaal met concrete voorbeelden, praktijkcases én natuurlijk de handige tip dat je in Hello Office eenvoudig zelf proforma én gewone facturen maakt. Want dat is waar we voor zijn: ondernemen makkelijker maken. Oké, dus... wat is een proforma factuur? Een proforma factuur is géén officiële factuur, maar een voorlopige. Eigenlijk is het een soort aankondiging: "Dit gaan we je factureren zodra alles akkoord is. " Je gebruikt een proforma factuur meestal om de... --- > Wat is de kilometervergoeding in 2025? Lees alles over de regels, tarieven, fiscale gevolgen en hoe je dit eenvoudig registreert. - Published: 2025-06-16 - Modified: 2025-06-16 - URL: https://www.hello-office.nl/urenregistratie/kilometervergoeding-2025/ - Categorieën: Urenregistratie Wat is kilometervergoeding eigenlijk? Wat is de kilometervergoeding in 2025? Tarief 2025:Let op:Voor wie geldt deze vergoeding? Hoe zit het voor zzp’ers en ondernemers? Belangrijk:En voor werknemers? Optie 1: Declaratie per ritOptie 2: Vaste reiskostenvergoedingVoorbeeld:Welke kosten vallen onder die € 0,23? Hello Office: zo houd je je ritten en vergoedingen moeiteloos bijMet Hello Office:Use case: Anouk is interieurstylistWat verandert er ten opzichte van eerdere jaren? Kilometervergoeding 2025 versus leaseautoConclusie: kilometervergoeding 2025 – beter geregeld dan ooit Of je nu als zzp’er dagelijks klanten bezoekt, werknemers hebt die vaak onderweg zijn, of als werkgever een reiskostenregeling moet opzetten: kilometervergoeding is en blijft een belangrijk onderwerp. En met het nieuwe jaar komen er (opnieuw) veranderingen aan. Wat is de kilometervergoeding in 2025 precies? Hoe zit het met belastingvrije vergoedingen? Wat moet je bijhouden? En hoe voorkom je administratieve chaos? We zetten alles voor je op een rij. Mét voorbeelden, uitgebreide vragen én handige tips. Oh, en we leggen je ook uit hoe je dit gewoon automatisch regelt in Hello Office. Want eerlijk: niemand zit te wachten op handmatig kilometers tellen in een Excelsheet. Wat is kilometervergoeding eigenlijk? Laten we het niet ingewikkelder maken dan het is: een kilometervergoeding is een vergoeding voor het gebruik van een eigen vervoermiddel voor zakelijke ritten. Vaak gaat het om je privéauto, maar het kan ook een fiets of scooter zijn. Je rijdt bijvoorbeeld naar een klant in Utrecht, parkeert ergens gratis, drinkt koffie, sluit een deal, en rijdt terug. Dat zijn zakelijke kilometers. En die mag... --- > Alles over factuur maken in Excel: stap voor stap uitleg, voorbeelden en handige tips voor ondernemers en freelancers. - Published: 2025-06-13 - Modified: 2025-06-13 - URL: https://www.hello-office.nl/financieel/factuur-maken-in-excel/ - Categorieën: Financieel Factuur maken in Excel: alles wat je moet wetenWaarom een factuur maken in Excel? 1. Vrijheid2. Geen kosten3. Volledige controleWat moet er op een factuur staan? Stap voor stap: een factuur maken in ExcelStap 1: Open een nieuw Excel-bestandStap 2: Voeg je bedrijfsgegevens toeStap 3: KlantgegevensStap 4: FactuurinformatieStap 5: Diensten of productenStap 6: Btw berekenenStap 7: Professionele uitstralingHandige Excel-formules voor je factuurTemplates gebruikenVeelgemaakte fouten bij factureren in ExcelSlimme tips om tijd te besparenFactuur maken in Excel versus andere toolsVoorbeeld van een complete factuur in ExcelVeiligheid en opslagConclusie: is factuur maken in Excel iets voor jou? Factuur maken in Excel: alles wat je moet weten Als je als ondernemer, freelancer of kleine zelfstandige werkt, is het maken van facturen waarschijnlijk iets waar je niet omheen kunt. En hoewel er talloze boekhoudprogramma’s en facturatie-apps bestaan, grijpen veel mensen nog steeds naar het oude vertrouwde Excel. Waarom? Omdat het simpel is. En flexibel. En misschien wel het belangrijkst, je houdt zelf de volledige controle. Maar hoe maak je nou eigenlijk een goede, correcte factuur in Excel? Wat moet erop staan? Hoe zorg je dat het er professioneel uitziet? En zijn er handige templates of formules waarmee je tijd bespaart? In dit uitgebreide artikel van meer dan 2000 woorden duiken we daar helemaal in. Zet een kop koffie, open Excel, en let’s go. Waarom een factuur maken in Excel? Laten we bij het begin beginnen: waarom zou je überhaupt een factuur in Excel maken? 1. Vrijheid Je zit niet vast aan de interface of... --- > Ontdek het verschil tussen CRM en ERP met voorbeelden, toepassingen en uitleg. Helder, luchtig en zonder jargon. Voor ondernemers en managers. - Published: 2025-06-13 - Modified: 2025-06-13 - URL: https://www.hello-office.nl/crm/verschil-tussen-crm-en-erp/ - Categorieën: CRM Wat is CRM? Denk aan:Voorbeeld:Wat is ERP? Denk aan:Voorbeeld:Het verschil tussen CRM en ERPCRM = klantgerichtERP = procesgerichtCRM kijkt naar buitenERP kijkt naar binnenWanneer heb je een CRM nodig? Voorbeeld use case:Wanneer heb je een ERP nodig? Voorbeeld use case:Kun je CRM en ERP combineren? Bekende CRM-systemenBekende ERP-systemenCRM versus ERP: een vergelijkingstabelVeelgemaakte misverstanden1. "Een CRM is gewoon een adressenboek. "2. "Met een ERP heb je geen CRM meer nodig. "3. "Alleen grote bedrijven hebben ERP nodig. "Wat kost het eigenlijk? Hoe kies je het juiste systeem? Samenvatting: verschil tussen CRM en ERPTot slot Oké, eerlijk: de termen CRM en ERP vliegen je tegenwoordig om de oren. In gesprekken met softwareleveranciers, tijdens brainstorms over digitalisering, of gewoon als je een artikel leest over bedrijfsautomatisering. Maar wat betekenen ze nou eigenlijk? En – belangrijker – wat is het verschil tussen CRM en ERP? Geen zorgen. In dit artikel nemen we je mee door beide systemen. Geen stoffige definities of wollige taal. Gewoon een duidelijke uitleg, met voorbeelden, use cases én een beetje flair. Klaar voor? Let’s dive in. Wat is CRM? CRM staat voor Customer Relationship Management. Simpel gezegd: een CRM-systeem helpt je om relaties met klanten te beheren. Denk aan: Wie zijn je klanten? Wat heb je met hen besproken? Welke offertes staan nog open? Welke follow-ups moet je nog doen? Een CRM-systeem geeft je overzicht. Over je leads, klanten, contactmomenten en verkoopkansen. Vaak zit er ook e-mailintegratie in, zodat je je communicatie centraal hebt. Voorbeeld: Stel, je werkt bij een... --- > Alles over BTW op factuur: regels, voorbeelden, tips en hoe Hello Office automatisch BTW op facturen berekent. Lees wat jij moet weten. - Published: 2025-06-08 - Modified: 2025-05-27 - URL: https://www.hello-office.nl/financieel/btw-op-factuur/ - Categorieën: Financieel Alles wat je moet weten (en hoe je het makkelijker maakt) BTW op factuur. Het klinkt als iets waar alleen je boekhouder zich druk over hoeft te maken. Maar vergis je niet. Als ondernemer moet je precies weten hoe het zit. Wanneer moet je BTW vermelden? Hoeveel? Wat als je voor verschillende landen factureert? Of als je iets verkoopt dat deels vrijgesteld is van BTW? In dit artikel leggen we je alles uit over het correct vermelden van BTW op je facturen. Op een manier die je snapt. Zonder saaie termen, maar mét voorbeelden. En ja: we vertellen je ook hoe je dit proces lekker automatisch kunt laten verlopen in Hello Office. Wat is BTW op een factuur eigenlijk? BTW staat voor Belasting Toegevoegde Waarde. Het is een belasting die je rekent over de verkoop van producten en diensten. Jij rekent het aan je klant, maar draagt het later weer af aan de Belastingdienst. Simpel gezegd: je bent een doorgeefluik. Op een factuur vermeld je het bedrag exclusief BTW, het BTW-bedrag zelf én het totaal inclusief BTW. Zodat voor iedereen helder is hoeveel belasting er precies betaald wordt. Waarom is BTW op een factuur verplicht? Omdat de Belastingdienst wil kunnen controleren of jij je zaken op orde hebt. En omdat je klant moet weten hoeveel belasting hij of zij betaalt. Voor zakelijke klanten is het bovendien belangrijk om te weten hoeveel BTW er betaald is, omdat ze dit vaak mogen terugvorderen. Niet goed factureren? Dan kun je problemen krijgen. Denk... --- > Wat is nacalculatie precies en waarom gebruiken bedrijven het? Alles over inzicht in kosten, uren en winst met slimme nacalculatie. - Published: 2025-06-05 - Modified: 2025-05-27 - URL: https://www.hello-office.nl/financieel/wat-is-nacalculatie/ - Categorieën: Financieel Alles wat je moet weten (zonder wollige taal) Nacalculatie. Klinkt een beetje als een schoolvak dat je liever overslaat, toch? Maar vergis je niet. In de wereld van bedrijfsvoering, projectmanagement en vooral bij dienstverlening is nacalculatie superrelevant. Het is het verschil tussen nattevingerwerk en keiharde inzichten. Geen spreadsheet-gymnastiek maar pure controle. Dus laten we deze term eens goed onder de loep nemen. De kern: wat is nacalculatie nou eigenlijk? Nacalculatie betekent letterlijk: een berekening achteraf. Het is de analyse van een project of opdracht nádat het is uitgevoerd. Je kijkt terug: wat waren de daadwerkelijke kosten? Hoeveel uren zijn er gemaakt? Welke materialen zijn gebruikt? Wat heeft het je gekósten versus wat je ervoor hebt gefactureerd? Kortom: nacalculatie = reality check. Geen inschattingen. Geen verwachtingen. Feiten. Waarom zou je nacalculeren? Omdat je niet in het duister wilt blijven tasten. De meeste bedrijven plannen vooraf: je maakt een begroting, schat hoeveel tijd iets gaat kosten, je baseert daar je prijs op. Maar plannen is één. Weten wat er echt is gebeurd? Dat is waar nacalculatie in beeld komt. Met goede nacalculatie: Zie je of je winst hebt gemaakt Weet je waar het project uit de bocht is gevlogen Herken je patronen (en fouten) Kun je beter offreren in de toekomst Oké maar hoe werkt dat dan in de praktijk? Stel, je runt een creatief bureau. Je plant een logo-ontwerp in voor 16 uur werk. Je offerte is gebaseerd op dat aantal. Na afloop kijk je terug: je team heeft er in... --- > Wat zijn bankmutaties precies? Leer alles over banktransacties, voorbeelden, en hoe je ze koppelt aan je CRM of boekhouding via Hello Office. - Published: 2025-06-02 - Modified: 2025-05-27 - URL: https://www.hello-office.nl/financieel/wat-zijn-bankmutaties/ - Categorieën: Financieel Waarom je bedrijf er grip op moet hebben De term klinkt alsof je ‘m alleen tegenkomt in stoffige boekhoudmappen, ergens achterin een archiefkast vol oude ordners. Toch zijn bankmutaties in de praktijk allesbehalve saai. Sterker nog: ze vormen een directe afspiegeling van wat er financieel binnen je bedrijf gebeurt. Elke euro die binnenkomt of vertrekt? Staat in een mutatie. En als je die goed leest, begrijp je hoe gezond je onderneming écht is. Dus. Wat zijn bankmutaties? Waarom moet je ze snappen (ook als je ondernemer bent en geen boekhouder)? En hoe kun je ze razendslim automatiseren met tools zoals Hello Office? Je leest het allemaal hieronder. Oké, eerst de definitie: wat zijn bankmutaties? Heel simpel gezegd: een bankmutatie is een wijziging op je bankrekening. Elke keer dat er geld wordt bijgeschreven of afgeschreven, ontstaat er een mutatie. Denk aan: Een klant die betaalt? Mutatie. Jij betaalt een leverancier? Mutatie. Rente, bankkosten, automatische incasso’s? Jep, allemaal mutaties. Het is een technische term, maar eigenlijk gewoon een fancy woord voor: banktransacties. De meeste ondernemers kennen het vanuit hun online bankomgeving of boekhoudpakket. Waarom zijn bankmutaties belangrijk? Omdat ze de waarheid vertellen. Niet wat je denkt dat je hebt, maar wat er echt gebeurt op je rekening. En dat is cruciaal. Denk aan: Cashflow inzicht – Hoeveel komt er binnen? En hoeveel gaat eruit? Rekeningcontrole – Kloppen je inkoopfacturen en betalingen? Fiscale controle – De Belastingdienst kan mutaties gebruiken als basis voor controle. Financiële rust – Geen verrassingen. Geen onverklaarbare afschrijvingen. Met... --- > Is een factuur aanpassen strafbaar? Ontdek wat wel en niet mag, welke risico's er zijn en hoe je juridisch veilig werkt met facturen. - Published: 2025-05-30 - Modified: 2025-05-27 - URL: https://www.hello-office.nl/financieel/factuur-aanpassen-strafbaar/ - Categorieën: Financieel Zo zit het écht (en waarom het jou zou moeten boeien)Wat is een factuur precies? Wat moet er op een factuur staan? Is een factuur aanpassen strafbaar? De kern: factuur = officieel documentMaar: niet elke wijziging is fraudeHoe voorkom je strafbare fouten? 1. Gebruik een CRM- of factuursysteem met controlefuncties2. Zorg voor een duidelijke audit trail3. Werk met versiebeheerVoorbeelden uit de praktijk (de grijze zone)Voorbeeld 1: verkeerde datumVoorbeeld 2: bedrag wijzigen na betalingVoorbeeld 3: iets toevoegen na verzendingDe Belastingdienst en je administratieCRM als bewaker van je facturenHoe Hello Office je helpt:Gebruikscasus: zzp’er met spoedwijzigingWat als je al een fout hebt gemaakt? Tot slot: fouten maken is menselijk, maar fraude niet Zo zit het écht (en waarom het jou zou moeten boeien) Een tikfoutje in de factuur. Of ineens nog iets extra’s toevoegen na het versturen. “Even aanpassen en opnieuw versturen,” denk je misschien. Maar wacht even. Mag dat eigenlijk wel? Is een factuur aanpassen strafbaar? Of valt het allemaal wel mee zolang je goede bedoelingen hebt? We gaan er vandaag diep op in. Geen droge juridische uiteenzetting, maar een helder artikel voor ondernemers, zzp’ers, mkb'ers én boekhouders. Plus: praktijkvoorbeelden, risico’s, en waarom ons CRM-systeem Hello Office je op tijd waarschuwt als je dreigt over de schreef te gaan. Spoiler: ja, facturen aanpassen kan strafbaar zijn. Maar context is alles. Wat is een factuur precies? Voordat we in de juridische jungle duiken: wat ís een factuur eigenlijk? Een factuur is een officieel document waarmee je een klant vraagt om te betalen... --- > Wat is een voorschot factuur precies en wanneer gebruik je het? Ontdek alles over de voorschot factuur (ook wel: deelfactuur) in dit artikel. - Published: 2025-05-27 - Modified: 2025-05-27 - URL: https://www.hello-office.nl/financieel/voorschot-factuur/ - Categorieën: Financieel Wat, waarom en hoe? Wat is een voorschot factuur (of deelfactuur)? Waarom zou je een voorschot factuur gebruiken? Wanneer gebruik je een voorschot factuur? Hoe ziet een voorschot factuur eruit? Voorbeeld:Hoe verwerk je een voorschot factuur in je administratie? Hoe zit het fiscaal? Use cases: wanneer werkt het in de praktijk echt goed? 1. IT-bureau met langlopende projecten2. Bouwbedrijf of aannemer3. Coach of consultant4. Marketingbureau5. Maatwerk softwarebouwer (zoals jij)Hoe leg je het uit aan je klant? Wat zijn de risico’s van geen voorschot factuur sturen? Hoe automatiseer je deelfacturen in Hello Office? Hoe bepaal je het juiste bedrag voor een voorschot? Veelgemaakte fouten bij voorschotfacturenTot slot: slim, overzichtelijk en professioneel Wat, waarom en hoe? Laten we eerlijk zijn: het klinkt niet als iets waar je zin in hebt op maandagochtend. “Voorschot factuur”. Maar vergis je niet. Deze ogenschijnlijk droge term kan je cashflow redden, discussies voorkomen en je projectfinanciering soepeler laten lopen dan je favoriete espresso. In dit artikel gaan we, zonder wollige verhalen of gezegde-overkill, tot op het bot in op het begrip voorschot factuur, ook wel: deelfactuur, zoals wij het noemen bij Hello Office. Wat is een voorschot factuur (of deelfactuur)? Een voorschot factuur is, simpel gezegd, een factuur die je stuurt voordat het hele werk of product geleverd is. Je vraagt dus om een deel van het totaalbedrag vooraf, een voorschot. Vandaar de naam. Het gaat vaak om een percentage van het totaalbedrag (bijvoorbeeld 20% of 50%) of een specifiek bedrag. Deelfactuur, zoals wij ‘m noemen, klinkt... --- > Wat is een debiteur precies en wat moet je ermee? Ontdek alles over de rol van debiteuren binnen jouw bedrijf. - Published: 2025-05-23 - Modified: 2025-05-27 - URL: https://www.hello-office.nl/financieel/debiteuren/ - Categorieën: Financieel Simpel gezegd: een debiteur is een klant die nog moet betalen. Je hebt een product of dienst geleverd, de factuur is verstuurd, maar het geld is nog niet binnen. Totdat de betaling is voldaan, staat deze klant bij jou bekend als 'debiteur'. Een debiteur is dus eigenlijk gewoon iemand die jou geld verschuldigd is. Maar dan op een nette manier gezegd. Waarom zijn debiteuren belangrijk voor je bedrijf? Omdat geld. Echt, zo simpel is het. Jouw cashflow – de levensader van je onderneming – wordt direct beïnvloed door je debiteurenbeheer. Als klanten structureel te laat betalen, kun je zelf in de knel komen met betalingen, investeringen uitstellen of zelfs personeel niet uitbetalen. Klinkt dramatisch? Is het ook. Debiteuren vormen een groot risico als je ze niet goed beheert. Debiteur vs. Crediteur Even voor de duidelijkheid: een debiteur is iemand aan wie jij iets hebt geleverd en die jou nog moet betalen. Een crediteur is het tegenovergestelde: dat ben jij zelf als jij nog een leverancier moet betalen. Dus: Debiteur = klant die jou nog moet betalen Crediteur = leverancier die jij nog moet betalen Dat onderscheid is belangrijk. Vooral in je boekhouding. Hoe herken je een debiteur? Nou, dat is niet zo moeilijk. In je administratie zie je ze vaak terug onder 'openstaande posten'. Of 'uitstaande vorderingen'. Als je boekhoudpakket een beetje meewerkt, heb je binnen een paar klikken een overzicht van alle klanten die jou nog geld schuldig zijn. Het kan er zo uitzien: Klant X – € 1.... --- > Meta description: Alles over de bouwvak 2025 Zuid: data, tips, vakantiespreiding en wat je moet weten als je werkt of vrij wilt nemen in deze periode. - Published: 2025-05-22 - Modified: 2025-05-27 - URL: https://www.hello-office.nl/verlofregistratie/bouwvak-2025-zuid/ - Categorieën: Verlofregistratie Oké, back to basics. De bouwvak (of bouwvakantie) is van oorsprong een collectieve vakantiesluiting in de bouwsector. Vroeger gold dit voor bijna iedereen in de bouw, tegenwoordig is het meer een advies dan een keiharde afspraak. Toch volgen veel bedrijven het nog steeds, met name in de aannemerij, installatietechniek en afbouw. Belangrijk om te weten: de bouwvak is opgedeeld in drie regio’s – Noord, Midden en Zuid – en elk jaar verschilt de exacte periode. In 2025 is dat natuurlijk niet anders. Wanneer is de bouwvak 2025 in regio Zuid? Pak je agenda erbij, hier komt het: Bouwvak 2025 Zuid loopt van maandag 28 juli t/m vrijdag 15 augustus 2025. Dat betekent drie weken waarin het in een groot deel van Zuid-Nederland een tandje rustiger is op de bouwplaats. En op sommige bedrijventerreinen zelfs compleet stil. Wat valt onder regio Zuid? Niet iedereen weet precies welke provincies of gebieden onder ‘Zuid’ vallen. Dat is logisch – de indeling is niet altijd even intuïtief. Gelukkig hebben we het even voor je uitgezocht: Regio Zuid bestaat o. a. uit: Limburg Noord-Brabant Zuid-Gelderland Zuid-Holland (gedeeltelijk) Zeeland In praktijk verschilt het per bedrijf of deze indeling wordt gevolgd, maar dit is de officiële lijn van de cao Bouw & Infra. Waarom bestaat de bouwvak eigenlijk nog? Goede vraag. Want anno 2025 is bijna alles flexibel, toch? Maar de bouwvak blijft bestaan om meerdere redenen: Plannen wordt makkelijker. Klanten, leveranciers en collega’s weten waar ze aan toe zijn. Familievakanties. Veel gezinnen plannen hun zomervakantie rondom... --- > Ontdek hoe effectieve klantenbinding jouw bedrijf helpt groeien. Praktische tips en voorbeelden om klantenbinding direct toe te passen. - Published: 2025-05-21 - Modified: 2025-05-27 - URL: https://www.hello-office.nl/crm/klantenbinding/ - Categorieën: CRM Waarom is klantenbinding eigenlijk belangrijk? Klanten werven kost geld (veel geld)7 slimme strategieën voor klantenbinding (zonder clichés)1. Personalisatie die verder gaat dan een naam in de mail2. Beloon loyaliteit creatief3. Vraag klanten om advies4. Maak interactie makkelijk (en leuk)5. Zorg voor uitzonderlijke klantervaringen6. Creëer een community gevoel7. Toon oprechte waarderingModerne tools voor klantenbindingDe grootste valkuilen bij klantenbindingTe veel automatiserenOvercommunicatieOnvoldoende follow-upMeet je succes (maar word geen cijferfreak)Inspirerende voorbeelden van klantenbindingDirect aan de slag met klantenbinding Klantenbinding klinkt misschien als een typische marketingterm uit een stoffig studieboek, maar niets is minder waar. Sterker nog: goede klantenbinding is dé geheime saus van succesvolle bedrijven. Maar hoe pak je dit aan zonder clichés en stoffige spreuken? Dat ga je ontdekken. Waarom is klantenbinding eigenlijk belangrijk? Een klant werven is tof, maar die klant vasthouden is een heel ander verhaal. Klantenbinding zorgt namelijk voor stabiele inkomsten, minder marketingkosten én gratis mond-tot-mond reclame. Kortom, met goede klantenbinding wordt ondernemen een stuk leuker (en winstgevender! ). Klanten werven kost geld (veel geld) Nieuwe klanten binnenhalen is duur. Advertenties kosten een vermogen en je salesmensen zijn druk bezig leads te bellen die waarschijnlijk toch afhaken. Ouch. Waarom dan niet investeren in klanten die je al hebt? Precies, daar komt klantenbinding om de hoek kijken. 7 slimme strategieën voor klantenbinding (zonder clichés) Geen algemene tips als "de klant is koning" of "service met een glimlach". We gaan hier écht praktisch aan de slag. 1. Personalisatie die verder gaat dan een naam in de mail Echte personalisatie voelt aan als... --- > Alles wat je moet weten over een factuur herinnering versturen. Inclusief tips, tools en juridische do's & don'ts. - Published: 2025-05-19 - Modified: 2025-05-27 - URL: https://www.hello-office.nl/financieel/factuur-herinnering-versturen/ - Categorieën: Financieel Factuur herinnering versturen: zo doe je dat professioneel, slim en zonder gezeurWaarom een factuur herinnering versturen eigenlijk best chill isWat je absoluut niet moet doenHoe dan wél? 1. Timing: wanneer stuur je die herinnering? 2. Toon: je bent assertief, geen robot3. Structuur: kort, krachtig, duidelijkDe 3 fases van een herinneringFase 1: vriendelijkFase 2: kordaatFase 3: serieusAutomatiseren vs. zelf doenWat zegt de wet eigenlijk? En als iemand echt niet betaalt? Tot slot Factuur herinnering versturen: zo doe je dat professioneel, slim en zonder gezeur Een factuur herinnering versturen. Klinkt saai? Is het niet. Het is zakelijk overleven. Niemand wil er z'n dag mee vullen, maar als je geld wilt zien voor geleverd werk, dan is dit een vaardigheid die je moet ownen. Waarom een factuur herinnering versturen eigenlijk best chill is Laten we het even omdraaien. Jij hebt gewerkt. Jij hebt geleverd. En nu wacht je. Dagen, weken. Misschien zelfs langer. Ondertussen moet jij óók gewoon je rekeningen betalen. Dus nee, een herinnering sturen is geen zeuren. Het is professioneel. En eerlijk. Daarnaast: veel ondernemers zijn niet bewust onbetaald. Ze vergeten het. Druk. Chaos. Andere prioriteiten. Een herinnering is vaak net dat duwtje dat nodig is. Wat je absoluut niet moet doen Even snel een boze mail sturen. In CAPSLOCK. Of erger: bellen met "Ik zie nog geen betaling? " zonder enige context. Dat voelt als drammen. En werkt averechts. Het vergroot juist de kans dat iemand je bewust gaat negeren. Hoe dan wél? Er zijn drie elementen die jouw herinnering... --- > Wat is een creditfactuur? In dit artikel leggen we je duidelijk uit wat het is, wanneer je het gebruikt en hoe je het correct toepast. - Published: 2025-05-16 - Modified: 2025-05-27 - URL: https://www.hello-office.nl/financieel/wat-is-een-creditfactuur/ - Categorieën: Financieel Waarom bestaat een creditfactuur eigenlijk? Wat staat er op een creditfactuur? Hoe maak je een creditfactuur? Mag je zomaar een factuur aanpassen in plaats van een creditfactuur te maken? Wat doet de klant met een creditfactuur? Wat is het verschil tussen een creditfactuur en een stornoboeking? Hoe zit het met btw op een creditfactuur? Wat doe je met de creditfactuur in je boekhouding? Wat gebeurt er als je geen creditfactuur maakt? Hoe verwerk je een creditfactuur in je administratie? Wat zijn veelgemaakte fouten bij creditfacturen? Zijn er templates voor creditfacturen? Samenvattend: waarom moet je creditfacturen serieus nemen? Nog vragen? Laten we meteen met de deur in huis vallen (geen gezegdes, beloofd): een creditfactuur is een factuur waarmee je een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait. Simpel gezegd: het is een soort negatieve factuur. Maar dat klinkt wat vaag, dus we duiken er dieper in. Geen taaie boekhoudtaal, maar gewoon in begrijpelijke mensentaal. Want waarom zou je het jezelf moeilijk maken? Waarom bestaat een creditfactuur eigenlijk? Er zijn meerdere situaties waarin je een creditfactuur moet maken. Denk aan: Je hebt een fout bedrag gefactureerd (te veel of verkeerd btw-tarief) De klant stuurt producten retour Een dienst is geannuleerd Je wilt iemand korting geven achteraf In elk van die gevallen wil je dat de originele factuur wordt gecorrigeerd. En dat doe je dus niet met een losse e-mail waarin je zegt: "Laat maar zitten. " Dat doe je netjes, met een officiële creditfactuur. Wat staat er op een creditfactuur? Een creditfactuur... --- > Wat is relatiebeheer? Ontdek wat het echt betekent en hoe je er vandaag nog slim gebruik van maakt binnen je organisatie. - Published: 2025-05-13 - Modified: 2025-05-27 - URL: https://www.hello-office.nl/crm/wat-is-relatiebeheer/ - Categorieën: CRM De essentie van relatiebeheerWaarom is relatiebeheer belangrijker dan ooit? Relatiebeheer is geen CRM-toolWat zijn de vormen van relatiebeheer? Klantrelatiebeheer (Customer Relationship Management)PartnerrelatiebeheerInterne relatiebeheerLeveranciersrelatiebeheerWat maakt goed relatiebeheer? Veelgemaakte foutenHoe begin je met relatiebeheer? Tools die kunnen helpenRelatiebeheer in de praktijk: voorbeeldenDe ROI van relatiebeheerIs relatiebeheer iets voor iedereen? Tot slot Relatiebeheer klinkt misschien een beetje stoffig. Alsof het thuishoort in een dikke handleiding uit 1998. Maar niets is minder waar. In werkelijkheid is het een levendig en onmisbaar onderdeel van hoe je organisatie functioneert. En nee, het gaat niet alleen over klanten bellen of kerstkaartjes sturen (al helpt dat misschien wel). Dus: wat is relatiebeheer nou echt? De essentie van relatiebeheer Kort door de bocht? Relatiebeheer draait om het opbouwen, onderhouden en versterken van relaties met mensen die belangrijk zijn voor je organisatie. Klanten, partners, leveranciers, medewerkers, soms zelfs concurrenten. Het is geen trucje of losse taak; het is een continue, bewuste strategie. Wat je probeert te doen is simpel: zorgen dat mensen je organisatie waarderen, vertrouwen en er graag mee blijven werken. Zo simpel, en tegelijk zo complex. Waarom is relatiebeheer belangrijker dan ooit? We leven in een tijd waarin alles meetbaar moet zijn. KPI’s, conversies, funnels, dashboards. Allemaal top, maar relatiebeheer is soms wat minder tastbaar. Toch is het cruciaal. Waarom? Mensen kopen van mensen. Vertrouwen bouw je niet met korting. Een goede relatie maakt je minder inwisselbaar. Organisaties die investeren in hun relaties zijn vaak stabieler, succesvoller en toekomstbestendiger. Ze hoeven niet steeds achter nieuwe klanten aan te... --- > Wil je efficiënter werken met duidelijke doelen, rollen en resultaten? Leer alles over projectmatig werken en hoe je dit succesvol toepast binnen je organisatie. - Published: 2025-04-16 - Modified: 2025-05-27 - URL: https://www.hello-office.nl/projectmanagement/projectmatig-werken/ - Categorieën: Projectmanagement Wat is projectmatig werken? Waarom projectmatig werken? 1. Duidelijke doelen2. Betere samenwerking3. Tijds- en kostenbeheersing4. Meer grip en minder chaos5. Leerervaring voor toekomstige projectenDe belangrijkste stappen in projectmatig werkenProjectmatig werken in de praktijk: uitdagingenProjectmatig werken met Hello Office1. Projecten aanmaken en beheren2. Taken toewijzen en opvolgen3. Duidelijke communicatie binnen projecten4. Offertes, afspraken en facturen koppelen5. Rapportages en voortgang6. Alles centraal, ook mobielVoor wie is projectmatig werken met Hello Office geschikt? Tips voor succesvol projectmatig werkenConclusie: werk slimmer, niet harder In een wereld waarin deadlines krap zijn, samenwerking intensief is en verwachtingen hoog zijn, is projectmatig werken een van de krachtigste manieren om efficiënt en doelgericht te werken. Het zorgt voor structuur, duidelijkheid en controle over processen. Maar wat houdt projectmatig werken nu precies in? Wat zijn de voordelen? En hoe kun je dit succesvol toepassen in jouw organisatie met behulp van Hello Office? In deze blog nemen we je mee in de wereld van projectmatig werken, én laten we zien hoe Hello Office CRM je helpt om elk project gestructureerd, transparant en efficiënt uit te voeren. Wat is projectmatig werken? Projectmatig werken is een werkwijze waarbij een duidelijk doel, een vaste doorlooptijd en een gestructureerde aanpak centraal staan. Het is gericht op het realiseren van een concreet resultaat binnen een afgebakende periode, met vooraf vastgestelde middelen en mensen. Een project bestaat altijd uit: Een doel of beoogd resultaat Een begin- en einddatum Een projectteam (meestal multidisciplinair) Een planning en budget Afgebakende verantwoordelijkheden en taken Voorbeelden van projecten zijn: het bouwen... --- > Een PO-nummer, oftewel "Purchase Order Number", is een unieke code die gebruikt wordt binnen het inkoopproces van een organisatie. - Published: 2025-04-13 - Modified: 2025-05-27 - URL: https://www.hello-office.nl/financieel/wat-is-een-po-nummer/ - Categorieën: Financieel Wat is een PO-nummer? Alles wat je moet wetenWat betekent PO-nummer? Waarom is een PO-nummer belangrijk? 1. Overzicht en structuur2. Minder fouten in de administratie3. Betere communicatie met leveranciers4. Essentieel voor goedkeuringsprocessenHoe werkt een PO-nummer in de praktijk? PO-nummer en facturatieWie gebruikt PO-nummers? Verschil tussen een PO-nummer en een referentienummerHoe ziet een goed PO-nummer eruit? Wat als er geen PO-nummer is? PO-nummers en automatiseringTips voor het gebruik van PO-nummersVeelgestelde vragen over PO-nummersConclusie: PO-nummers als onmisbaar onderdeel van je administratie Wat is een PO-nummer? Alles wat je moet weten Een PO-nummer, oftewel "Purchase Order Number", is een unieke code die gebruikt wordt binnen het inkoopproces van een organisatie. Deze code dient als referentie voor zowel de koper als de leverancier en is essentieel voor een gestructureerde administratie en foutloze boekhouding. Maar wat houdt een PO-nummer nu precies in? Waarom is het zo belangrijk? En hoe gebruik je het op de juiste manier? In dit artikel leggen we het je uitgebreid uit. Wat betekent PO-nummer? De afkorting PO staat voor "Purchase Order", oftewel inkooporder. Een PO-nummer is het unieke identificatienummer dat aan zo'n inkooporder wordt toegekend. Het is een referentie die duidelijk maakt welke bestelling is gedaan, door wie, wanneer, voor welk bedrag en met welk doel. Het nummer wordt meestal automatisch gegenereerd door het boekhoud- of ERP-systeem van een organisatie. Een standaard PO-nummer bestaat vaak uit een combinatie van cijfers en/of letters en kan bijvoorbeeld zo eruitzien: PO20250410-001. Waarom is een PO-nummer belangrijk? 1. Overzicht en structuur Met een PO-nummer wordt... --- > Een kwitantie is een officieel bewijs van betaling. Het wordt ook wel een betalingsbewijs, ontvangstbewijs, reçu of kwijtschrift genoemd. - Published: 2025-04-13 - Modified: 2025-05-27 - URL: https://www.hello-office.nl/financieel/wat-is-een-kwitantie/ - Categorieën: Financieel Alles wat je moet weten over kwitantiesWat is een kwitantie precies? Wanneer gebruik je een kwitantie? Waarom is een kwitantie belangrijk? 1. Bewijs van betaling2. Administratieve verwerking3. Garantie en ruilmogelijkhedenWat is het verschil tussen een kwitantie en een factuur? Wat moet er op een kwitantie staan? Hoe maak je een kwitantie? 1. Handmatig2. Kwitantieboekje3. Online tools en boekhoudsoftware4. Via een CRM of kassasysteemIs een kwitantie rechtsgeldig? Hoe lang moet je een kwitantie bewaren? Veelgestelde vragen over kwitantiesConclusie: de kwitantie als handig bewijsstuk Alles wat je moet weten over kwitanties Een kwitantie is een officieel bewijs van betaling. Het wordt ook wel een betalingsbewijs, ontvangstbewijs, reçu of kwijtschrift genoemd. Dit document bevestigt dat een bepaalde geldtransactie heeft plaatsgevonden tussen twee partijen. In tegenstelling tot een factuur, die vooral door bedrijven wordt gebruikt, is een kwitantie vaak praktischer voor particulieren, stichtingen en verenigingen. In dit uitgebreide artikel leggen we je alles uit wat je moet weten over kwitanties: wat ze zijn, wanneer je ze gebruikt, wat het verschil is met een factuur en hoe je er zelf een maakt. Wat is een kwitantie precies? Een kwitantie is een document waarmee je aantoont dat een betaling is gedaan. Dit kan een betaling zijn voor een product, dienst of lening. Het document bevat belangrijke gegevens zoals het bedrag, de datum van betaling, de namen van koper en verkoper, en vaak een korte omschrijving van de transactie. Een kwitantie is niet alleen nuttig voor de administratie van de verkoper, maar ook als bewijsstuk voor de... --- > Wat is CRM en waarom is het belangrijk voor je bedrijf? Lees alles over Customer Relationship Management, de voordelen en hoe je CRM effectief inzet voor groei en klantbeheer. - Published: 2025-04-10 - Modified: 2025-05-27 - URL: https://www.hello-office.nl/crm/wat-is-crm/ - Categorieën: CRM Een korte uitleg van CRMVoor wie is CRM bedoeld? Waarom is een CRM-systeem belangrijk voor jouw bedrijf? Eén betrouwbare, centrale informatiebronKostenbesparingVerbonden teamsTot slot, wat is CRM? Een korte uitleg van CRM CRM staat voor Customer Relationship Management – oftewel klantrelatiebeheer. Het is een strategie én een systeem waarmee bedrijven hun interacties met (potentiële) klanten beheren. Met CRM-software breng je alle klantinformatie overzichtelijk samen: van contactgegevens en communicatie tot offertes, projecten en verkoopkansen. Zo werk je efficiënter én persoonlijker richting je klant. CRM draait dus niet alleen om technologie, maar om een klantgerichte manier van werken. Door slim gebruik te maken van een CRM-systeem kun je relaties versterken, klanttevredenheid verhogen en uiteindelijk je omzet laten groeien. Voor wie is CRM bedoeld? CRM is waardevol voor bedrijven van elke omvang – van zzp'ers tot grote organisaties. Het wordt veel gebruikt in sales, marketing, klantenservice, projectmanagement en administratie. Kort gezegd: als je klantgegevens verzamelt, opvolging doet of met meerdere mensen samenwerkt aan klantrelaties, dan is een CRM-systeem interessant voor jou. Denk aan: Ondernemers die overzicht willen houden Verkopers die gestructureerd willen opvolgen Marketeers die campagnes willen segmenteren Klantenserviceteams die snel willen schakelen Projectleiders die inzicht willen in klantafspraken Waarom is een CRM-systeem belangrijk voor jouw bedrijf? Een goed CRM-systeem zorgt voor structuur, overzicht en inzicht. Je weet precies wie je klant is, wat er met die klant besproken is, en welke stappen er nog openstaan. Geen losse notities, vergeten belletjes of zoektochten in e-mails. Met CRM kun je: Effectiever opvolgen en sneller verkopen... --- ---