Alle bedrijfsprocessen onder één dak.

CRM voor

Onderhoudsbedrijven

Meer overzicht in klanten, werkzaamheden en opvolging

Hello Office is CRM-software voor onderhoudsbedrijven waarmee je klanten, aanvragen, offertes, planning, taken, uren en facturatie overzichtelijk beheert vanuit één systeem. Of je nu werkt met losse serviceopdrachten, terugkerend onderhoud of langdurige klantrelaties: met Hello Office houd je grip op je administratie en voorkom je dat werkzaamheden, afspraken of opvolgingen tussen wal en schip vallen.

Eerste 14 dagen gratis

123K

Kwartaalomzet

+4%

Taken vandaag

Afspraken

+18%

Betaalbare flexibiliteit

Geen enkel onderhoudsbedrijf werkt precies hetzelfde. Daarom is Hello Office flexibel in te richten op jouw processen, zonder dat je vastzit aan een zwaar en ingewikkeld systeem. Je gebruikt wat je nodig hebt en houdt ruimte voor maatwerk wanneer jouw werkwijze daarom vraagt.

Werkt wél lekker

Hello Office is gemaakt om praktisch mee te werken. Geen overbodige complexiteit, maar een duidelijk systeem waarin je team snel de juiste klantgegevens, taken, afspraken en documenten terugvindt.

Altijd een partner aan je zijde

Wij denken met je mee over de inrichting van Hello Office, zodat het systeem aansluit op hoe jouw onderhoudsbedrijf dagelijks werkt. Zo hoef je het niet zelf uit te zoeken en kun je sneller gestructureerd aan de slag.

Contacten

Offreren

Factureren

Planning

Agenda

Taken

Urenregistratie

Verlof

Maatwerk

Contacten

Met Hello Office heb je alle relevante informatie van klanten en leveranciers overzichtelijk bij elkaar.
Volledig Overzicht
Koppel offertes, opdrachten, uren en facturen aan elk contact voor een transparante administratie.
Memo’s Maken
Leg belangrijke klantinformatie vast met handige memo’s, zodat je altijd voorbereid bent.
Efficiënte Communicatie
Houd alle interacties bij voor een gestructureerde aanpak binnen jouw bedrijfsvoering.
Meer over contacten

Offreren

Het opstellen van offertes is voor elk bedrijf anders en kan een uitdaging zijn. Hello Office maakt dit proces flexibel en gebruiksvriendelijk, waardoor je eenvoudig offertes kunt opstellen die aansluiten op jouw wensen.
Flexibele Opmaak
Je kunt zelf de opmaak bepalen. Kies voor kolommen, vetgedrukte tekst, onderstrepingen en nog veel meer om offertes volledig naar eigen wens in te richten.
Bijlages en Dupliceren
Voeg eenvoudig bijlages toe aan je offertes en dupliceer bestaande offertes om snel nieuwe aan te maken. Dit bespaart tijd en verhoogt de efficiëntie.
Volledige Inzicht
Blijf op de hoogte van de status van je offertes. Hello Office houdt bij wanneer een offerte is aangemaakt, verstuurd en geaccepteerd.
Meer over offreren

Factureren

Factureren is een essentieel onderdeel van elk bedrijf en kan een tijdrovende taak zijn. Hello Office biedt maximale flexibiliteit, zodat gebruikers snel en efficiënt facturen kunnen opstellen.
Direct Factureren
Maak facturen rechtstreeks vanuit offertes, urenregistraties, producten of opdrachten. Zo bespaar je tijd en houd je alles overzichtelijk.
Efficiënt Beheer
Dupliceer bestaande facturen en volg eenvoudig wanneer een factuur is aangemaakt en verstuurd. Dit geeft je volledige controle over je facturatieproces.
Automatische Herinneringen
Stuur automatisch herinneringen en aanmaningen om te zorgen dat betalingen op tijd binnenkomen.
Meer over factureren

Planning

In Hello Office kun je op diverse manieren plannen, zoals met een agenda, Gantt-diagram, faseplanning (kanban) en productieplanning. Gebruikers hebben de flexibiliteit om eigen fases in te stellen en taken toe te wijzen.
Flexibele Planningsopties
Kies uit verschillende planningsmethodes, zoals een agenda, Gantt-diagram of kanban. Pas deze volledig aan jouw werkwijze aan.
Automatische Synchronisatie
Taken worden automatisch gesynchroniseerd met de urenregistratie en facturatie, zodat je altijd overzicht houdt en tijd bespaart.
Projecten Beheren
Beheer projecten direct vanuit de planning en factureer rechtstreeks vanuit jouw overzicht. Zo werk je efficiënter en georganiseerd.
Meer over planning

Agenda

De agenda in Hello Office is meer dan alleen een eenvoudige agenda; het is een krachtige planningstool. Met de intuïtieve interface kun je taken eenvoudig in de agenda slepen en direct inplannen.
Gebruiksvriendelijke Interface
Plan taken moeiteloos door ze te slepen en neer te zetten. Deze intuïtieve aanpak maakt het plannen snel en eenvoudig.
Slimme Urenregistratie
De agenda geeft een slim voorstel voor de urenregistratie, zodat je gewerkte uren eenvoudig kunt bijhouden en verwerken.
Efficiënt Factureren
Met de integratie van de agenda en urenregistratie kun je snel factureren.
Meer over agenda

Taken

Het beheer van taken is een cruciaal onderdeel van Hello Office. Gebruikers kunnen eenvoudig taken aanmaken, prioriteiten stellen, statussen toekennen en deze toewijzen aan specifieke klanten en opdrachten.
Uitgebreid Takenbeheer
Maak taken aan voor jezelf en anderen, stel prioriteiten en wijs ze toe aan specifieke klanten of opdrachten. Voeg eenvoudig bestanden toe voor meer overzicht.
Integratie met Agenda
Plan taken rechtstreeks in de agenda en houd overzicht over deadlines en voortgang.
Tijdregistratie en Facturatie
Registreer gewerkte tijd eenvoudig vanuit taken en factureer rechtstreeks. Zo combineer je nauwkeurigheid met efficiëntie in je werkprocessen.
Meer over taken

Urenregistratie

Urenregistratie in Hello Office is eenvoudig en efficiënt en sluit naadloos aan op de diverse planningsmogelijkheden. Nadat je taken hebt ingepland, kun je moeiteloos je gewerkte uren registreren. De planning genereert automatisch een voorstel voor de urenregistratie, wat helpt om fouten te voorkomen en het proces te versnellen.
Naadloze Integratie
Registreer gewerkte uren eenvoudig vanuit de planning, waarbij automatische voorstellen je helpen om nauwkeurig en snel te werken.
Snelle Facturatie
Gebruik je urenregistratie om direct facturen op te stellen, zodat je sneller betaald krijgt en minder tijd kwijt bent aan administratie.
Meer over urenregistratie

Verlof

Het aanvragen en beheren van verlof is eenvoudig in Hello Office. Daarnaast maakt het systeem het bijhouden van verzuim makkelijk. Afhankelijk van het type verlof worden de uren automatisch afgeboekt van de beschikbare uren, waardoor je altijd een actueel overzicht hebt.
Eenvoudig Verlofbeheer
Vraag verlof aan en beheer het met een paar klikken. Het systeem houdt automatisch bij hoeveel uren er nog beschikbaar zijn.
Verzuimregistratie
Houd overzicht over de aanwezigheid van medewerkers en eventuele afwezigheden.
Meer over verlof

Maatwerk

Bij Hello Office begrijpen we dat elk bedrijf uniek is en dat standaard systemen vaak niet voldoen aan specifieke wensen en behoeften. Hoewel maatwerk normaal gesproken hoge kosten met zich meebrengt, hebben wij al bijna alles in huis. Hierdoor heb je alleen dat laatste stukje maatwerk nodig om perfect aan jouw wensen te voldoen.
Unieke Bedrijfsoplossingen
Wij bieden systemen die aansluiten op jouw specifieke bedrijfsprocessen, zonder de beperkingen van standaard oplossingen.
Kostenbesparend Maatwerk
Bij Hello Office is maatwerk betaalbaar. Wij bieden bijna alles standaard aan, waardoor slechts een kleine aanpassing nodig is.
Efficiëntie Zonder Compromis
Werk efficiënter met een systeem dat naadloos aansluit op jouw behoeften, zonder concessies te doen aan functionaliteit of kwaliteit.

Ervaar het zelf:

Plan een vrijblijvende demo

Plan een demo

Breng structuur aan in
terugkerend onderhoud

Bij onderhoudsbedrijven draait veel om overzicht. Welke klant heeft welk contract? Welke werkzaamheden staan gepland? Welke offerte moet nog worden opgevolgd? En welke uren of werkzaamheden moeten nog worden gefactureerd?

Zonder centraal systeem staat informatie vaak verspreid over mailboxen, agenda’s, Excel-bestanden en losse notities. Daardoor wordt het lastig om overzicht te houden, zeker wanneer je klantenbestand groeit of meerdere collega’s betrokken zijn bij dezelfde klant.

Met Hello Office breng je klantgegevens, contactmomenten, offertes, taken, planning, uren en facturen samen in één overzichtelijke omgeving. Zo weet je altijd wat er speelt bij een klant en welke acties nog openstaan.

Van aanvraag naar uitvoering

Nieuwe aanvragen kunnen direct worden vastgelegd in Hello Office. Vanuit daar maak je eenvoudig een offerte aan, koppel je taken aan collega’s en houd je de status van de aanvraag overzichtelijk bij. Zo voorkom je dat aanvragen blijven liggen en zorg je voor een duidelijke opvolging richting de klant.

Ideaal voor service, onderhoud en terugkerende klantafspraken

Veel onderhoudsbedrijven werken met terugkerende werkzaamheden. Denk aan periodiek onderhoud, servicecontracten, controleafspraken, inspecties of vaste klantafspraken. Juist bij dit soort processen is het belangrijk dat niets vergeten wordt.

Hello Office helpt je om deze terugkerende processen beter te organiseren. Je bewaart klantinformatie centraal, plant afspraken in, koppelt taken aan collega’s en houdt overzicht over lopende en afgeronde werkzaamheden.

Daardoor blijft je bedrijf professioneel werken, ook wanneer het aantal klanten, opdrachten en serviceafspraken groeit.