Wat is een werkbon?
Een klus uitvoeren is één ding. Maar hoe leg je daarna goed vast wat er precies is gedaan, hoeveel uur eraan is gewerkt en of de klant akkoord is?
Daarvoor gebruik je een werkbon.
Een werkbon is een overzicht van de werkzaamheden die voor een klant of opdracht zijn uitgevoerd. Denk aan gewerkte uren, gebruikte materialen, bijzonderheden en de afronding van de klus. Vooral voor bedrijven die veel op locatie werken, kan een werkbon veel werk uit handen nemen.
Wat staat er op een werkbon?
Wat er precies op een werkbon staat, verschilt per bedrijf. Vaak vind je er bijvoorbeeld:
- de gegevens van de klant;
- de opdracht en werkzaamheden;
- de datum en locatie;
- de gewerkte uren;
- gebruikte materialen of producten;
- opmerkingen over de uitvoering;
- een handtekening voor akkoord.
Zo heb je na afloop van een klus een duidelijk overzicht van wat er daadwerkelijk is uitgevoerd.
Voor welke bedrijven is een werkbon handig?
Werkbonnen worden veel gebruikt door bedrijven die werkzaamheden bij klanten op locatie uitvoeren.
Een schoonmaakbedrijf kan bijvoorbeeld vastleggen welke werkzaamheden zijn uitgevoerd en hoeveel uur een medewerker op locatie heeft gewerkt.
Een installatie- of onderhoudsbedrijf kan registreren welke werkzaamheden een monteur heeft uitgevoerd en welke materialen daarbij zijn gebruikt.
Ook voor hoveniers, bouw- en klusbedrijven en technische dienstverleners kan een werkbon handig zijn om de uitvoering van een opdracht goed vast te leggen.
Het principe is steeds hetzelfde: je legt vast wat er tijdens een opdracht daadwerkelijk is gebeurd.
Wat is een digitale werkbon?
Traditioneel wordt een werkbon op papier ingevuld. De medewerker neemt deze mee terug naar kantoor, waarna iemand de informatie moet verwerken.
Met een digitale werkbon kan dat direct op locatie.
De medewerker of uitvoerder opent de werkbon op een telefoon of tablet, registreert de werkzaamheden en vult bijvoorbeeld de werkelijke uren en gebruikte materialen in. Daarna kan de werkbon digitaal worden ondertekend.
Zo staat de informatie direct op de juiste plek en hoef je achteraf niet alles van papier of losse briefjes over te nemen.
Van planning naar werkbon
Een werkbon staat meestal niet op zichzelf. Vaak begint het proces met een aanvraag of offerte.
Een klant vraagt iets aan → je maakt een offerte → de offerte wordt goedgekeurd → de opdracht wordt ingepland → de werkzaamheden worden uitgevoerd.
De werkbon vormt vervolgens de verbinding tussen de planning en de uitvoering.
Ook wanneer de werkelijkheid afwijkt van de planning, is dat handig. Misschien duurt een klus een uur langer dan verwacht of is er extra materiaal gebruikt. Op de werkbon leg je vast wat er daadwerkelijk is gebeurd.
Werkbon digitaal laten ondertekenen
Een digitale handtekening maakt het afronden van een klus eenvoudig.
De uitvoerder kan de werkbon op locatie afronden en ondertekenen. Ook de opdrachtgever kan de werkzaamheden controleren en digitaal voor akkoord tekenen.
Zo heb je direct vastgelegd wat er is uitgevoerd en waarvoor de klant akkoord heeft gegeven.
Werkbonnen in Hello Office
In Hello Office maak je eenvoudig een werkbon. Is een offerte goedgekeurd? Dan maak je vanuit de offerte direct een opdracht aan. Vanuit die opdracht stel je vervolgens een werkbon op.
Alle informatie uit de opdracht wordt automatisch overgenomen, zodat je niets opnieuw hoeft in te voeren. Na de uitvoering registreer je op de werkbon de werkelijke uren en gebruikte producten. Vervolgens kan de werkbon digitaal worden ondertekend door de uitvoerder en opdrachtgever.
Omdat de werkbon gekoppeld is aan de opdracht, blijft alle informatie bij elkaar. Je hoeft dus niet achteraf verschillende systemen of papieren werkbonnen bij elkaar te zoeken.
Van offerte naar opdracht, van opdracht naar werkbon en uiteindelijk naar factuur. Alles in één omgeving met Hello Office.
