Alles wat je moet weten (en hoe je het makkelijker maakt)

BTW op factuur. Het klinkt als iets waar alleen je boekhouder zich druk over hoeft te maken. Maar vergis je niet. Als ondernemer moet je precies weten hoe het zit. Wanneer moet je BTW vermelden? Hoeveel? Wat als je voor verschillende landen factureert? Of als je iets verkoopt dat deels vrijgesteld is van BTW? In dit artikel leggen we je alles uit over het correct vermelden van BTW op je facturen. Op een manier die je snapt. Zonder saaie termen, maar mét voorbeelden. En ja: we vertellen je ook hoe je dit proces lekker automatisch kunt laten verlopen in Hello Office.

Wat is BTW op een factuur eigenlijk?

BTW staat voor Belasting Toegevoegde Waarde. Het is een belasting die je rekent over de verkoop van producten en diensten. Jij rekent het aan je klant, maar draagt het later weer af aan de Belastingdienst. Simpel gezegd: je bent een doorgeefluik.

Op een factuur vermeld je het bedrag exclusief BTW, het BTW-bedrag zelf én het totaal inclusief BTW. Zodat voor iedereen helder is hoeveel belasting er precies betaald wordt.

Waarom is BTW op een factuur verplicht?

Omdat de Belastingdienst wil kunnen controleren of jij je zaken op orde hebt. En omdat je klant moet weten hoeveel belasting hij of zij betaalt. Voor zakelijke klanten is het bovendien belangrijk om te weten hoeveel BTW er betaald is, omdat ze dit vaak mogen terugvorderen.

Niet goed factureren? Dan kun je problemen krijgen. Denk aan boetes of terugvorderingen. Dus ja, dit onderwerp is belangrijk.

Wat moet er op een factuur staan volgens de Belastingdienst?

Een correcte factuur bevat:

  • Naam en adres van jouw bedrijf
  • Naam en adres van de klant
  • Jouw btw-nummer
  • Factuurnummer (uniek en opvolgend)
  • Factuurdatum
  • Leverdatum of datum van dienst
  • Omschrijving van de goederen of diensten
  • Aantal en prijs per stuk (excl. btw)
  • Het btw-tarief
  • Het btw-bedrag
  • Totaalbedrag inclusief btw

En ja, het lijkt veel. Maar in Hello Office zit dit allemaal standaard ingebouwd.

Hoe bereken je BTW op een factuur?

In Nederland zijn er drie tarieven:

  • 21 procent (hoog tarief, standaard voor meeste producten en diensten)
  • 9 procent (laag tarief, o.a. voor voeding en boeken)
  • 0 procent (bijvoorbeeld voor export naar het buitenland)

Een voorbeeld:

Stel je verkoopt een dienst voor 1.000 euro. Daar komt 21 procent BTW bij.

  • Bedrag excl. btw: €1.000
  • BTW: €210
  • Totaalbedrag incl. btw: €1.210

Simpele rekensom, toch? Maar in de praktijk gaat het vaak mis. Zeker als je met verschillende tarieven werkt of internationaal factureert.

BTW bij internationale facturen

Als je factureert naar een bedrijf binnen de EU, kun je vaak 0 procent btw rekenen. Maar alleen als jouw klant ook een geldig btw-nummer heeft en je een zogeheten intracommunautaire levering hebt. Je moet dan wel op je factuur vermelden:

‘BTW verlegd naar de afnemer conform artikel 138 Richtlijn 2006/112/EG’

Geen zorgen als je nu denkt: “wat?” In Hello Office gebeurt dit automatisch als je een klant aanmaakt met een buitenlands btw-nummer.

Benieuwd naar de mogelijkheden van een CRM?

BTW-verlegd: hoe zit dat?

Soms hoef jij de btw niet te rekenen, maar verleg je die naar je klant. Bijvoorbeeld in de bouwsector of bij onderaanneming. Je zet dan letterlijk op de factuur: ‘BTW verlegd’. Zonder btw-bedrag dus.

Dit komt vooral voor tussen bedrijven onderling. De klant moet dan zelf de btw aangeven én betalen.

Hello Office herkent dit automatisch als je deze optie aanvinkt bij het maken van je factuur.

BTW op factuur bij vrijgestelde diensten

Niet alle diensten zijn btw-plichtig. Denk aan:

  • Onderwijs
  • Zorg
  • Kinderopvang

Verleen jij zulke diensten? Dan zet je op de factuur:

‘Vrijgesteld van btw op grond van artikel 11 van de Wet op de omzetbelasting’

Ook dit is gewoon in te stellen in Hello Office. Scheelt weer een zoektocht naar wetsartikelen.

Wat als je een fout maakt in de BTW op je factuur?

Het overkomt iedereen wel eens. Maar als je merkt dat je een verkeerde btw hebt berekend of iets vergeten bent, dan moet je een creditfactuur maken. Die corrigeert de originele factuur.

In Hello Office kun je met één klik een creditfactuur aanmaken. De bedragen worden automatisch gespiegeld, inclusief het btw-bedrag. Geen gedoe.

Hoe Hello Office de btw op je factuur automatisch regelt

Bij Hello Office hoef je zelf niets uit te rekenen. Jij kiest simpelweg wat je levert, selecteert het juiste btw-tarief en de rest gaat vanzelf.

Wat gebeurt er achter de schermen?

  • De software checkt het btw-tarief per product of dienst
  • Berekent automatisch het juiste btw-bedrag
  • Laat het totaalbedrag zien, inclusief en exclusief btw
  • Past btw-verlegd of btw-vrijstelling toe indien nodig
  • Zet de juiste tekst op je factuur volgens de regels van de Belastingdienst

Zo simpel kan het zijn.

Use cases uit de praktijk

Use case 1: zzp’er in marketing Sophie is freelance marketeer. Ze factureert aan klanten in Nederland én Duitsland. In Hello Office geeft ze per klant aan of het om een Nederlands of buitenlands bedrijf gaat. De btw wordt automatisch 0 procent als het een EU-bedrijf is met btw-nummer. Geen handmatige correcties meer.

Use case 2: installateur met verleggingsregeling Kees werkt als installateur en doet veel klussen voor hoofdaannemers. Hij moet btw verleggen. In Hello Office kiest hij bij het aanmaken van zijn dienst voor ‘btw verlegd’. Op de factuur verschijnt de juiste tekst automatisch. En zonder dat hij zelf iets hoeft te rekenen.

Use case 3: softwarebedrijf met 9% en 21% producten Een softwarebedrijf verkoopt een e-book (9 procent) en consultancy (21 procent). In Hello Office stel je dit één keer in per product. Bij het maken van een factuur worden de juiste btw-tarieven automatisch toegepast. Ook als je beide op één factuur zet.

De voordelen van automatische btw-berekening

  • Minder kans op fouten
  • Tijdsbesparing bij factureren
  • Direct inzicht in btw-bedragen
  • Altijd voldoen aan de regels
  • Makkelijker aangifte doen

Bovendien: het ziet er gewoon professioneel uit.

Hoe zit het met de btw-aangifte?

Als ondernemer moet je elk kwartaal (soms maandelijks) btw-aangifte doen. De bedragen op je facturen zijn hierbij cruciaal. Hello Office zorgt dat alle gegevens al klaarstaan. Je exporteert met één klik een overzicht van je verkopen, inclusief btw. Minder stress bij de aangifte.

Veelgestelde vragen over btw op facturen

Moet ik altijd btw rekenen op een factuur? Nee, niet altijd. Er zijn uitzonderingen zoals internationale leveringen, verleggingsregeling en vrijgestelde diensten.

Hoe weet ik welk btw-tarief ik moet toepassen? Dat hangt af van wat je verkoopt en aan wie. De Belastingdienst heeft hier een overzicht voor, maar Hello Office helpt je kiezen.

Mag ik btw afronden? Nee, btw moet precies worden uitgerekend en vermeld. Afronden mag niet.

Wat als ik te veel btw heb gerekend? Dan moet je dat corrigeren met een creditfactuur.

Kan ik btw terugvragen als klant? Ja, als je zelf ondernemer bent en een correcte factuur hebt ontvangen.

Tot slot: houd het simpel, laat je software het werk doen

Je hebt als ondernemer al genoeg aan je hoofd. Facturen maken is noodzakelijk, maar moet geen hoofdpijn opleveren. En btw? Dat is belangrijk, maar ook iets dat je gerust kunt automatiseren.

Bij Hello Office wordt de btw op de factuur automatisch berekend. En dat is niet alleen handig – het voorkomt fouten, bespaart tijd en zorgt dat jij kunt doen waar je goed in bent. Namelijk ondernemen.

Wil je ook factureren zonder gedoe? Probeer Hello Office en ervaar hoe makkelijk het kan zijn.