Laten we meteen met de deur in huis vallen (geen gezegdes, beloofd): een creditfactuur is een factuur waarmee je een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait. Simpel gezegd: het is een soort negatieve factuur.

Maar dat klinkt wat vaag, dus we duiken er dieper in. Geen taaie boekhoudtaal, maar gewoon in begrijpelijke mensentaal. Want waarom zou je het jezelf moeilijk maken?

Waarom bestaat een creditfactuur eigenlijk?

Er zijn meerdere situaties waarin je een creditfactuur moet maken. Denk aan:

  • Je hebt een fout bedrag gefactureerd (te veel of verkeerd btw-tarief)
  • De klant stuurt producten retour
  • Een dienst is geannuleerd
  • Je wilt iemand korting geven achteraf

In elk van die gevallen wil je dat de originele factuur wordt gecorrigeerd. En dat doe je dus niet met een losse e-mail waarin je zegt: “Laat maar zitten.” Dat doe je netjes, met een officiële creditfactuur.

Wat staat er op een creditfactuur?

Een creditfactuur lijkt in veel opzichten op een gewone factuur. Er zijn echter een paar verschillen:

  • De bedragen zijn negatief
  • Het document wordt aangeduid als “creditfactuur”
  • Je verwijst duidelijk naar de originele factuur (factuurnummer en datum)

Verder staat er alles op wat je normaal ook op een factuur zet: naam van jouw bedrijf, klantgegevens, btw-nummer, KvK, factuurdatum, omschrijving van de diensten of producten, en natuurlijk de bedragen.

Hoe maak je een creditfactuur?

Het maken van een creditfactuur hoeft geen hoofdpijn op te leveren. Gebruik bij voorkeur je boekhoudsoftware — die hebben bijna altijd een optie om dit automatisch te doen.

Liever handmatig? Kan ook. Let er dan wel op dat je:

  1. Een nieuw factuurnummer gebruikt (dus niet hetzelfde als de originele factuur)
  2. “Creditfactuur” bovenaan zet
  3. Alle gegevens correct invult, met negatieve bedragen
  4. Een duidelijke verwijzing naar de originele factuur opneemt

Mag je zomaar een factuur aanpassen in plaats van een creditfactuur te maken?

Nope. Dat is niet de bedoeling.

Zodra een factuur is verzonden en geregistreerd in je administratie, mag je daar officieel niets meer aan veranderen. Als er iets mis is, dan maak je een creditfactuur aan. Zo blijft je boekhouding kloppend en transparant. En da’s niet alleen fijn voor jou, maar ook verplicht voor de Belastingdienst.

Wat doet de klant met een creditfactuur?

Goede vraag. Als jij een creditfactuur stuurt, dan boekt de klant deze ook in als correctie op de originele factuur. Eventueel ontvangt de klant geld terug, of verrekent het bedrag met een volgende factuur. Dat laatste is het handigst bij terugkerende klanten.

Soms vraagt een klant expliciet om een creditfactuur voordat ze bijvoorbeeld een betaling stopzetten of producten retourneren. Wees dus voorbereid: als ondernemer moet je weten hoe je ze maakt.

Wat is het verschil tussen een creditfactuur en een stornoboeking?

In de volksmond (en ja, we blijven weg van oubollige uitdrukkingen) worden deze termen nogal eens door elkaar gehaald. Toch zijn het twee verschillende dingen:

  • Creditfactuur: een officiële factuur die negatief geboekt wordt
  • Stornoboeking: een boekhoudkundige correctie zonder dat je een aparte factuur uitstuurt

In de praktijk gebruik je voor klanten altijd een creditfactuur. De stornoboeking is iets voor intern gebruik, bijvoorbeeld als je per ongeluk iets verkeerd hebt geboekt zonder dat er klantcontact is geweest.

Hoe zit het met btw op een creditfactuur?

Als de originele factuur btw bevatte, dan moet je die btw ook meenemen op de creditfactuur. Dus:

  • Verkeerd btw-percentage gefactureerd? Corrigeer dat met een creditfactuur.
  • Product retour met btw? Terugboeken met btw.

Let op: het btw-bedrag op de creditfactuur moet kloppen met het btw-tarief dat op de originele factuur stond.

Benieuwd naar de mogelijkheden van een CRM?

Wat doe je met de creditfactuur in je boekhouding?

Je boekt de creditfactuur als een negatieve omzet. Het verlaagt dus je totale omzet over de periode waarin je deze creditfactuur maakt. Ook de btw trek je terug af. Dit is belangrijk voor je btw-aangifte.

Let er op dat je dit opneemt in dezelfde periode als waarin de creditfactuur is gemaakt, niet per se de periode van de originele factuur.

Wat gebeurt er als je geen creditfactuur maakt?

Dan krijg je gedoe. Met je klant, met je administratie, en op termijn ook met de Belastingdienst. Zonder correctie ziet het eruit alsof je meer omzet hebt gehad dan werkelijk het geval was. En dat betekent dat je ook te veel btw afdraagt.

Uiteindelijk krijg je ofwel een boete, of je moet alles gaan rechtzetten. Wat ook een soort boete is, maar dan in tijd.

Hoe verwerk je een creditfactuur in je administratie?

Afhankelijk van je boekhoudpakket ziet dit er iets anders uit. Maar het principe is hetzelfde:

  1. Je maakt de creditfactuur aan
  2. Je koppelt deze aan de originele factuur (of voegt een notitie toe)
  3. Je boekt deze in als negatieve omzet en btw

Je boekhouder wordt hier blij van. Of jijzelf, als je je eigen administratie doet.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij creditfacturen?

  1. Zelfde factuurnummer gebruiken — dat mag dus niet
  2. Geen verwijzing opnemen naar originele factuur
  3. Verkeerd btw-percentage gebruiken
  4. Positieve bedragen opnemen (!)
  5. Factuur als correctie mailen zonder echte creditfactuur aan te maken

Zorg dat je dit vermijdt, want het leidt tot onduidelijkheid en foutieve administratie.

Zijn er templates voor creditfacturen?

Ja, er zijn er tientallen. Je kunt ze gratis vinden online of vaak al in je boekhoudsoftware gebruiken. Wat belangrijk is: zorg dat het er professioneel uitziet en de benodigde informatie bevat.

Een creditfactuur mag er niet uitzien als een haastig getypt Word-document zonder structuur. Denk aan:

  • Duidelijke kop: “Creditfactuur”
  • Factuurdatum en -nummer
  • Verwijzing naar originele factuur
  • Negatieve bedragen
  • Juiste btw
  • Alle verplichte bedrijfsgegevens

Samenvattend: waarom moet je creditfacturen serieus nemen?

Omdat het je redmiddel is als je iets wilt corrigeren. En omdat de wet dit van je vraagt.

Het is geen lastig boekhoudtrucje voor nerds. Het is een praktisch, wettelijk erkend middel om je administratie op orde te houden. En het zorgt dat jij en je klant beiden weten waar je aan toe bent.

Zorg dus dat je weet hoe je er één maakt, wanneer je er één nodig hebt, en wat je er vervolgens mee doet.

Nog vragen?

Bij Hello Office houden we het graag begrijpelijk. Heb je vragen over creditfacturen, boekhouden of wat er ook maar op je bord ligt qua administratie? Laat het ons weten. We helpen je graag zonder poespas.