Simpel gezegd: een debiteur is een klant die nog moet betalen. Je hebt een product of dienst geleverd, de factuur is verstuurd, maar het geld is nog niet binnen. Totdat de betaling is voldaan, staat deze klant bij jou bekend als ‘debiteur’.
Een debiteur is dus eigenlijk gewoon iemand die jou geld verschuldigd is. Maar dan op een nette manier gezegd.
Waarom zijn debiteuren belangrijk voor je bedrijf?
Omdat geld. Echt, zo simpel is het. Jouw cashflow – de levensader van je onderneming – wordt direct beïnvloed door je debiteurenbeheer. Als klanten structureel te laat betalen, kun je zelf in de knel komen met betalingen, investeringen uitstellen of zelfs personeel niet uitbetalen. Klinkt dramatisch? Is het ook. Debiteuren vormen een groot risico als je ze niet goed beheert.
Debiteur vs. Crediteur
Even voor de duidelijkheid: een debiteur is iemand aan wie jij iets hebt geleverd en die jou nog moet betalen. Een crediteur is het tegenovergestelde: dat ben jij zelf als jij nog een leverancier moet betalen.
Dus:
- Debiteur = klant die jou nog moet betalen
- Crediteur = leverancier die jij nog moet betalen
Dat onderscheid is belangrijk. Vooral in je boekhouding.
Hoe herken je een debiteur?
Nou, dat is niet zo moeilijk. In je administratie zie je ze vaak terug onder ‘openstaande posten’. Of ‘uitstaande vorderingen’. Als je boekhoudpakket een beetje meewerkt, heb je binnen een paar klikken een overzicht van alle klanten die jou nog geld schuldig zijn.
Het kan er zo uitzien:
- Klant X – € 1.200 – vervaldatum 10 mei
- Klant Y – € 850 – vervaldatum 3 mei
- Klant Z – € 600 – vervaldatum 20 april (oei)
Die laatste? Dat is er eentje om achteraan te bellen.
Debiteurenrisico: wat kan er misgaan?
Best veel, helaas. Denk aan:
- Te late betalingen: je geld komt pas binnen als jij al zelf je btw hebt afgedragen. Auw.
- Helemaal geen betalingen: klant gaat failliet, of verdwijnt spoorloos.
- Fouten in facturatie: verkeerde gegevens, geen duidelijke omschrijving, of ontbrekende betaalinformatie. Allemaal redenen waarom betalingen vertragen.
Debiteurenbeheer: wat is het en waarom heb je het nodig?
Debiteurenbeheer is alles wat je doet om ervoor te zorgen dat je klanten jou op tijd betalen. Van het opstellen van een heldere factuur tot het nabellen van openstaande posten en – als het moet – het inschakelen van een incassobureau.
Het klinkt misschien saai, maar het is superbelangrijk. Goed debiteurenbeheer zorgt ervoor dat jouw bedrijf gezond blijft draaien.
Tips voor effectief debiteurenbeheer
Hier een paar dingen die écht werken:
1. Wees duidelijk op je factuur
Zorg dat je factuur compleet is: goede omschrijving, juiste gegevens, IBAN, betaaltermijn. En maak het niet te langdradig. Niemand zit te wachten op een A4 aan voorwaarden.
2. Stel een betaaltermijn in (en hou je eraan)
30 dagen is redelijk standaard. Maar je mag er ook 14 van maken. Als je het maar communiceert én opvolgt.
3. Automatiseer wat kan
Gebruik software die je herinneringen laat sturen. Of nog beter: die dat automatisch doet. Denk aan Moneybird, e-Boekhouden.nl of Exact.
4. Bel. Echt. Bel gewoon.
E-mail genegeerd? Dan pak je de telefoon. Het is misschien spannend, maar vaak werkt een simpel telefoontje beter dan vijf herinneringen via mail.
5. Werk met vaste afspraken
Zeker bij terugkerende klanten. Denk aan automatische incasso of een afgesproken betaalmoment in de maand.
6. Beloon snel betalen
Een kleine korting bij betaling binnen 5 dagen? Sommige klanten vinden dat nét dat extra zetje om op tijd te betalen.
7. Pak wanbetalers aan
Wacht niet eindeloos. Na twee herinneringen en een telefoontje mag je echt wel een incassotraject starten. Of je nou zzp’er bent of mkb’er: jouw werk is net zo waardevol als dat van een multinational.
Wat zegt de wet over debiteuren?
De wet stelt een paar duidelijke regels:
- Wettelijke betaaltermijn voor bedrijven: maximaal 60 dagen, tenzij anders overeengekomen én niet onredelijk.
- Particulieren? Betaaltermijn van 30 dagen, tenzij iets anders is afgesproken.
Wordt er niet op tijd betaald? Dan mag je rente rekenen én incassokosten doorberekenen. Ook daar zijn vaste tarieven voor, afhankelijk van het openstaande bedrag.
Debiteuren in je boekhouding
In de boekhouding komt een debiteur vaak terecht op de balans. Meestal onder de post ‘debiteuren’ of ‘uitstaande vorderingen’. Het bedrag dat daar staat, is het totaal van alle openstaande facturen van klanten.
Zodra de betaling binnen is, verdwijnt de debiteur weer uit dat rijtje. De vordering wordt dan als voldaan gemarkeerd. Het klinkt technisch, maar boekhoudsoftware doet dit tegenwoordig grotendeels automatisch.
Wat als een debiteur failliet gaat?
Dan wordt het spannend. Je moet je vordering indienen bij de curator. En helaas: de kans dat je je volledige bedrag terugziet, is vaak klein. Grote schuldeisers zoals banken staan meestal vooraan in de rij. Toch loont het vaak om je vordering netjes in te dienen. Je weet maar nooit.
Debiteurenverzekering: is dat iets voor jou?
Ja, dat bestaat echt. Je kunt je verzekeren tegen het risico dat klanten niet betalen. Zeker bij grote opdrachten of internationale klanten kan dat slim zijn. Je betaalt premie, maar in ruil daarvoor krijg je (een deel van) je geld alsnog als de klant failliet gaat of niet betaalt.
Voor kleine ondernemers is het vaak niet nodig, maar het is goed om te weten dat het bestaat.
Internationale debiteuren: extra spannend
Lever je aan klanten in het buitenland? Dan komen er extra regels, risico’s en vertragingen bij kijken. Denk aan:
- Wisselkoersen
- Andere betaalgewoonten
- Traagheid in communicatie
Zorg dat je de regels van het land kent, en werk met duidelijke contracten. En laat buitenlandse klanten bij voorkeur vooraf (gedeeltelijk) betalen.
Veelgestelde vragen over debiteuren
Wanneer wordt een klant een debiteur? Zodra je iets levert op rekening, en de klant dus nog moet betalen.
Hoe lang blijft iemand debiteur? Totdat de betaling is voldaan. Daarna is het gewoon weer ‘klant’.
Wat als een debiteur blijft weigeren te betalen? Na herinneringen en aanmaningen kun je een incassobureau of deurwaarder inschakelen.
Moet ik rente rekenen bij te late betaling? Dat mag. Sterker nog, je hebt er recht op volgens de wet.
Waar staan debiteuren in mijn boekhouding? Op de balans, bij de activa (bezittingen), onder het kopje ‘debiteuren’.
Tot slot: debiteuren zijn mensen
Vergeet niet dat achter elke openstaande factuur een mens zit. Natuurlijk moet je zakelijk blijven. Maar een persoonlijke aanpak – zeker bij vaste klanten – kan ervoor zorgen dat je relatie goed blijft, zelfs als er een keer een betalingsprobleem is.
Tegelijkertijd: je hebt je werk gedaan. En daar hoort gewoon een vergoeding bij. Dus blijf vriendelijk, maar wees ook duidelijk. Dat is de kern van goed debiteurenbeheer.
Wil je écht grip op je financiën? Dan moet je je debiteuren serieus nemen. Maar dat betekent niet dat het ingewikkeld of saai hoeft te zijn. Zoals je ziet.
