Zo zit het écht (en waarom het jou zou moeten boeien)

Een tikfoutje in de factuur. Of ineens nog iets extra’s toevoegen na het versturen. “Even aanpassen en opnieuw versturen,” denk je misschien. Maar wacht even. Mag dat eigenlijk wel? Is een factuur aanpassen strafbaar? Of valt het allemaal wel mee zolang je goede bedoelingen hebt?

We gaan er vandaag diep op in. Geen droge juridische uiteenzetting, maar een helder artikel voor ondernemers, zzp’ers, mkb’ers én boekhouders. Plus: praktijkvoorbeelden, risico’s, en waarom ons CRM-systeem Hello Office je op tijd waarschuwt als je dreigt over de schreef te gaan.

Spoiler: ja, facturen aanpassen kan strafbaar zijn. Maar context is alles.

Wat is een factuur precies?

Voordat we in de juridische jungle duiken: wat ís een factuur eigenlijk?

Een factuur is een officieel document waarmee je een klant vraagt om te betalen voor een product of dienst. Het is meer dan een betalingsverzoek, het is een fiscaal bewijsstuk dat hoort bij je administratie. En die administratie moet volgens de Belastingdienst kloppen. Tot op de cent.

Wat moet er op een factuur staan?

Volgens de Belastingdienst (en de wet) zijn dit de verplichte onderdelen:

  • Jouw bedrijfsnaam en btw-nummer
  • Gegevens van de klant
  • Factuurnummer
  • Factuurdatum
  • Datum van levering of dienst
  • Beschrijving van de geleverde goederen of diensten
  • Bedrag exclusief en inclusief btw

Alles wat daarop staat, moet je kunnen onderbouwen. Dus als je daar achteraf iets aan gaat veranderen, ontstaat er een probleem. Of tenminste: een risico.

Is een factuur aanpassen strafbaar?

Ja. Onder omstandigheden is dat strafbaar. De vraag is vooral: wanneer wel, en wanneer niet?

De kern: factuur = officieel document

Eenmaal verzonden? Dan geldt een factuur als officiële bron binnen je administratie. Daarmee is het document ‘vastgelegd’. En het wijzigen van een verzonden factuur kan worden gezien als valsheid in geschrifte. En dat is strafbaar volgens het Wetboek van Strafrecht.

Artikel 225 Wetboek van Strafrecht: Valsheid in geschrifte is strafbaar en kan leiden tot gevangenisstraf of een boete.

Best heftig, toch?

Maar: niet elke wijziging is fraude

Gelukkig kijkt justitie (en de fiscus) ook naar intentie en context. Een tikfoutje corrigeren? En daarna de originele factuur crediteren en een nieuwe sturen? Dat mag. Transparantie is hier het sleutelwoord.

Het wordt pas strafbaar als je bewust een factuur aanpast om iemand te misleiden. Denk aan:

  • Factuurbedrag aanpassen om meer btw terug te vorderen
  • Leveringsdatum wijzigen om binnen een fiscale periode te vallen
  • Klantgegevens wijzigen zonder dat de klant dat weet
  • Achteraf iets toevoegen wat nooit is geleverd

In die gevallen ben je bezig met manipulatie. En dat is strafbaar.

Hoe voorkom je strafbare fouten?

1. Gebruik een CRM- of factuursysteem met controlefuncties

In Hello Office hebben we het standaard ingebouwd: zodra een factuur is verzonden, verschijnt er een duidelijke waarschuwing bij het bewerken. Zo ben je bewust bezig. En voorkom je ‘per ongeluk’ fraude.

Je kunt de factuur natuurlijk wél crediteren en opnieuw aanmaken. Dat is de correcte route.

2. Zorg voor een duidelijke audit trail

Een goede boekhouding laat altijd zien wat er is gewijzigd, wanneer, en door wie. Een CRM-systeem met logfunctie is hierbij onmisbaar. Dus ja, Excel kan handig zijn, maar veilig? Nope.

3. Werk met versiebeheer

Noem het nerdy, maar versiebeheer voor je facturen is goud waard. Laat oudere versies nooit verdwijnen. Transparantie is je beste verdediging als er ooit vragen komen.

Voorbeelden uit de praktijk (de grijze zone)

Voorbeeld 1: verkeerde datum

Je klant vraagt je om de factuurdatum te verplaatsen naar volgende maand “want dan komt het beter uit met de cashflow.” Jij denkt: ach, prima.

Fout. Je verlegt daarmee de btw-periode. Als de Belastingdienst dit ontdekt, kan het worden gezien als fraude.

Correcte aanpak: Stuur een creditfactuur en maak een nieuwe met de juiste datum.

Voorbeeld 2: bedrag wijzigen na betaling

De klant betaalt de factuur, maar daarna kom je erachter dat je een fout hebt gemaakt in het bedrag. Je past de factuur aan. Zonder overleg. Ai.

Beter: Neem contact op met de klant. Crediteer. Stuur een nieuwe. Iedereen blij, en je administratie blijft juridisch sluitend.

Voorbeeld 3: iets toevoegen na verzending

Je had iets extra’s geleverd, maar was het vergeten op de factuur te zetten. “Ach, ik voeg het gewoon toe. Is toch logisch?”

Nope. Zodra de factuur is verzonden, is aanpassen tricky. De klant heeft een betalingsbewijs met een bepaald bedrag ontvangen. Jij kunt niet zomaar de spelregels veranderen.

Tip: Maak een aparte factuur voor het vergeten onderdeel. Of een bijlage met uitleg.

De Belastingdienst en je administratie

De Belastingdienst stelt hoge eisen aan je administratie:

  • Minimaal 7 jaar bewaren
  • Geen documenten wijzigen zonder toelichting
  • Alles moet controleerbaar en herleidbaar zijn

Als je facturen zomaar aanpast, loop je risico’s:

  • Boetes bij controle
  • Terugbetalen van btw-teruggaves
  • Juridische problemen bij klanten

En dat terwijl het zo makkelijk te voorkomen is.

CRM als bewaker van je facturen

Als CRM-expert weet je: alles draait om structuur, betrouwbaarheid en integriteit van data. In Hello Office is dat uitgangspunt standaard. Daarom kun je facturen na verzending alleen nog bekijken, downloaden of crediteren, niet zomaar wijzigen. En als je het tóch probeert? Dan krijg je eerst een waarschuwing.

We doen dat niet om lastig te zijn. Maar om jou én je klanten te beschermen tegen fouten met grote gevolgen.

Hoe Hello Office je helpt:

  • Waarschuwing bij aanpassen verzonden facturen
  • Automatisch versiebeheer en audit logs
  • Eenvoudig crediteren en opnieuw factureren
  • Koppelingen met boekhoudsoftware voor directe verwerking

Gebruikscasus: zzp’er met spoedwijziging

Peter is loodgieter. Hij stuurt op dinsdag een factuur van €482,00 naar een klant. Op woensdag belt die klant: “Er staat een foutje in je beschrijving.” Peter opent zijn CRM, ziet de waarschuwingsmelding, besluit correct te handelen: maakt een creditfactuur aan, en stuurt een nieuwe. In twee klikken geregeld. En helemaal volgens de regels.

Resultaat? Professionele indruk. Geen risico’s. En iedereen is tevreden.

Wat als je al een fout hebt gemaakt?

Paniek is niet nodig. Check wat je hebt gedaan:

  1. Was de wijziging inhoudelijk relevant? (Bijvoorbeeld bedrag, datum, productomschrijving)
  2. Is de wijziging gebeurd vóór of ná verzending?
  3. Kun je de wijziging onderbouwen met mailverkeer of goedkeuring van de klant?

Als je fout al is gemaakt, dan:

  • Leg alles vast wat er is gebeurd (met datum en tijd)
  • Meld het bij je accountant of boekhouder
  • Corrigeer met een creditnota en een nieuwe factuur

Tot slot: fouten maken is menselijk, maar fraude niet

We snappen het: ondernemen is hectisch. Je zit niet te wachten op boekhoudbureaucratie. Maar geloof ons, dit is er eentje die je serieus moet nemen.

Facturen zijn geen losse flodders. Het zijn juridische documenten met gevolgen. Dus: aanpassen mag soms, maar altijd met beleid. En het liefst via de juiste weg.

Gebruik een CRM of facturatiesysteem dat met je meedenkt. Zoals Hello Office. Dan krijg je vanzelf een seintje wanneer je op het randje van de regels zit.

Of daar net overheen.

Meer weten over facturatie, administratie of CRM-oplossingen op maat? Check onze andere artikelen of plan een demo met ons team.