Factuur herinnering versturen: zo doe je dat professioneel, slim en zonder gezeur
Een factuur herinnering versturen. Klinkt saai? Is het niet. Het is zakelijk overleven. Niemand wil er z’n dag mee vullen, maar als je geld wilt zien voor geleverd werk, dan is dit een vaardigheid die je moet ownen.
Waarom een factuur herinnering versturen eigenlijk best chill is
Laten we het even omdraaien. Jij hebt gewerkt. Jij hebt geleverd. En nu wacht je. Dagen, weken. Misschien zelfs langer. Ondertussen moet jij óók gewoon je rekeningen betalen. Dus nee, een herinnering sturen is geen zeuren. Het is professioneel. En eerlijk.
Daarnaast: veel ondernemers zijn niet bewust onbetaald. Ze vergeten het. Druk. Chaos. Andere prioriteiten. Een herinnering is vaak net dat duwtje dat nodig is.
Wat je absoluut niet moet doen
Even snel een boze mail sturen. In CAPSLOCK. Of erger: bellen met “Ik zie nog geen betaling?” zonder enige context. Dat voelt als drammen. En werkt averechts. Het vergroot juist de kans dat iemand je bewust gaat negeren.
Hoe dan wél?
Er zijn drie elementen die jouw herinnering effectief maken:
- Timing
- Toon
- Structuur
1. Timing: wanneer stuur je die herinnering?
Wacht niet te lang. Een eerste herinnering mag gerust 3 dagen na de vervaldatum komen. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat jij zelf in de problemen komt.
Maak een reminder-systeem. Gebruik je boekhoudpakket of stel een automatische taak in je agenda in. Het scheelt mentale ruis.
Tip: gebruik vaste momenten in je week om herinneringen te sturen. Dan blijft het behapbaar.
2. Toon: je bent assertief, geen robot
Toon is alles. Je wilt niet dreigend overkomen, maar ook niet alsof het je niks kan schelen. Gebruik normale, menselijke taal. Denk:
“Hi [naam], ik zag dat de betaling van factuur [nummer] nog openstaat. Kun je me laten weten of alles in orde is?”
Vriendelijk, maar duidelijk.
3. Structuur: kort, krachtig, duidelijk
Zorg dat je herinnering direct to the point is. Geen lange inleiding, geen excuses. Begin met de essentie:
- factuurnummer
- bedrag
- vervaldatum
- betaaloptie (rekeningnummer, betaallink, etc.)
En sluit af met een vriendelijke call-to-action: “Laat even weten als er iets is.”
De 3 fases van een herinnering
Stuur je vaker dan 1 herinnering? Dan kun je deze fases aanhouden:
Fase 1: vriendelijk
Een simpele reminder. Houd het luchtig en vriendelijk.
Fase 2: kordaat
Na 7-10 dagen. Iets formeler, iets strakker. Je geeft duidelijk aan dat de betaling nu echt verwacht wordt.
Fase 3: serieus
Na 14-21 dagen. Nu mag het wat zakelijker. Geef aan wat de mogelijke vervolgstappen zijn, zoals incasso of rente.
Let op: gebruik geen juridische taal tenzij je echt die stap wilt zetten. Dreigen zonder te doen maakt je ongeloofwaardig.
Automatiseren vs. zelf doen
Er zijn genoeg tools die je helpen om herinneringen automatisch te versturen. Denk aan Moneybird, e-Boekhouden, Exact Online.
Voordelen:
- Minder werk
- Geen emotie
- Altijd op tijd
Nadeel? Het mist soms net die menselijke touch. Zeker bij vaste klanten kan het persoonlijker overkomen als jij even zelf mailt.
Wat zegt de wet eigenlijk?
In Nederland geldt: een betalingstermijn van 30 dagen is standaard, tenzij anders afgesproken.
Na die termijn mag je:
- Rente rekenen (wettelijke rente, zakelijk vaak hoger)
- Administratiekosten rekenen (binnen redelijkheid)
- Uiteindelijk een incassobureau inschakelen
Belangrijk: houd je communicatie altijd netjes bij. Mailtjes, notities van telefoontjes — alles. Dat is je bewijs als je het juridisch moet maken.
En als iemand echt niet betaalt?
Dan komt de incassobrief. Of je schakelt een incassobureau in. Dat kan vervelend voelen, maar het is soms nodig.
Bedenk: als jij 3 herinneringen hebt gestuurd, en iemand reageert nog steeds niet, dan laat híj de communicatie vallen — niet jij.
Wees dus professioneel. Houd je emoties erbuiten. En zoek een betrouwbare partij die namens jou kan optreden.
Tot slot
Een factuur herinnering versturen is niet irritant, het is professioneel. Jij hebt geleverd. Jij mag betaald worden. En zolang je het netjes, eerlijk en gestructureerd aanpakt, versterk je je relatie met klanten in plaats van deze te schaden.
Dus: hup, stuur die herinnering. Je doet het niet voor niets.
