Factuur maken in Excel: alles wat je moet weten

Als je als ondernemer, freelancer of kleine zelfstandige werkt, is het maken van facturen waarschijnlijk iets waar je niet omheen kunt. En hoewel er talloze boekhoudprogramma’s en facturatie-apps bestaan, grijpen veel mensen nog steeds naar het oude vertrouwde Excel. Waarom? Omdat het simpel is. En flexibel. En misschien wel het belangrijkst, je houdt zelf de volledige controle.

Maar hoe maak je nou eigenlijk een goede, correcte factuur in Excel? Wat moet erop staan? Hoe zorg je dat het er professioneel uitziet? En zijn er handige templates of formules waarmee je tijd bespaart? In dit uitgebreide artikel van meer dan 2000 woorden duiken we daar helemaal in. Zet een kop koffie, open Excel, en let’s go.

Waarom een factuur maken in Excel?

Laten we bij het begin beginnen: waarom zou je überhaupt een factuur in Excel maken?

1. Vrijheid

Je zit niet vast aan de interface of beperkingen van een online tool. Je kunt het precies zo opmaken als jij wilt.

2. Geen kosten

Excel zit vaak al bij je Office-pakket. Geen extra maandelijkse kosten dus voor software.

3. Volledige controle

Alles staat lokaal. Jij bepaalt waar de bestanden worden opgeslagen, hoe je versies beheert, en welke formules je gebruikt.

Voor startende ondernemers of mensen met een beperkt aantal klanten per maand is Excel vaak een prima oplossing.

Benieuwd naar de mogelijkheden van een CRM?

Wat moet er op een factuur staan?

Het is belangrijk om te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Hieronder een overzicht van wat sowieso op je factuur moet staan:

Naam en adres van je bedrijf
Naam en adres van de klant
Factuurnummer (uniek en opeenvolgend)
Factuurdatum
Omschrijving van de geleverde dienst/product
Datum van levering of dienst
Bedrag exclusief btw
Btw-bedrag (met het juiste percentage vermeld)
Totaalbedrag inclusief btw
Jouw btw-nummer
KvK-nummer (indien van toepassing)

Stap voor stap: een factuur maken in Excel

Laten we het nu concreet maken. Hieronder een simpele handleiding om jouw eerste factuur in Excel op te zetten.

Stap 1: Open een nieuw Excel-bestand

Je begint met een leeg werkblad. Geef het meteen een duidelijke naam, bijvoorbeeld factuur_juni2025_klantnaam.xlsx.

Stap 2: Voeg je bedrijfsgegevens toe

Links bovenaan zet je je bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en KvK-nummer.

Voorbeeld:

Hello Office
Fictiefstraat 10
1234 AB Amsterdam
BTW: NL001234567B01
KvK: 12345678

Stap 3: Klantgegevens

Daaronder of ernaast zet je de gegevens van de klant. Denk aan naam, adres en eventueel klantnummer.

Stap 4: Factuurinformatie

Maak een apart blokje met:

Factuurnummer (bijvoorbeeld: 2025001)
Factuurdatum
Leverdatum
Betaaltermijn (bijv. 14 of 30 dagen)

Stap 5: Diensten of producten

Maak een tabel met de volgende kolommen:

Omschrijving	Aantal	Prijs per eenheid	Subtotaal
Website ontwerp	1	€ 1.200	€ 1.200

Gebruik formules om de subtotale bedragen automatisch te berekenen. Bijvoorbeeld: =B2*C2

Stap 6: Btw berekenen

Onder de tabel plaats je:

Subtotaal (som van alle rijen)
Btw (bijvoorbeeld 21%): =Subtotaal*0,21
Totaal: =Subtotaal + Btw

Stap 7: Professionele uitstraling

Gebruik lichte kleuren, duidelijke titels en zorg voor voldoende witruimte. Je kunt ook je logo toevoegen linksboven.

Handige Excel-formules voor je factuur

=SOM(B2:B10) – Telt bedragen op
=ALS(A2="";"";B2*C2) – Zorgt dat lege rijen geen foutmelding geven
=VANDAAG() – Plaatst automatisch de datum van vandaag

Templates gebruiken

Geen zin om alles zelf te maken? Gebruik dan een gratis template. Er zijn er honderden online te vinden. Maar let op: controleer altijd of ze voldoen aan de Nederlandse eisen.

Een goede template bevat:

Automatische berekeningen
Net ontwerp
Veldjes voor alle verplichte info

Je kunt ook zelf een template maken en telkens opnieuw gebruiken. Sla het dan op als .xltx (Excel-sjabloon).

Veelgemaakte fouten bij factureren in Excel

Geen uniek factuurnummer – Dit kan problemen geven bij controle.
Btw verkeerd berekend – Let op het juiste tarief.
Geen duidelijke omschrijving – Zorg dat je klant precies weet waar hij voor betaalt.
Geen back-up – Eén crash en je bent alles kwijt.
Vergeten op te slaan als PDF – Verstuur altijd een niet-bewerkbaar bestand naar je klant.

Slimme tips om tijd te besparen

Maak dropdownmenu’s voor producten of diensten
Gebruik celverwijzingen om klantinfo automatisch te laten invullen
Voeg macro’s toe als je vaker hetzelfde doet
Zet standaard betaalgegevens onderaan de factuur

Factuur maken in Excel versus andere tools

Functie	Excel	Facturatie-tool
Gratis	✅	❌ (vaak niet)
Gebruiksvriendelijk	🟡	✅
Automatisering	🟡	✅
Professionele uitstraling	✅ (mits goed gedaan)	✅

Kortom: als je een beperkt aantal facturen stuurt per maand, is Excel helemaal prima. Wordt het drukker of wil je koppelingen met je bank of boekhouder? Dan is een tool misschien handiger.

Voorbeeld van een complete factuur in Excel

Stel: je bent grafisch vormgever. Je hebt in mei een logo en huisstijl ontworpen voor Klant X. De factuur kan er dan als volgt uitzien:

[Logo linksboven]

Hello Design
Creatieplein 3
5678 ZZ Utrecht
BTW: NL987654321B02
KvK: 87654321

Factuurnummer: 2025004
Factuurdatum: 3 juni 2025
Leverdatum: 28 mei 2025
Betaaltermijn: 14 dagen

Klant: Klant X
Adres: Marktstraat 20, 1000 AA Amsterdam

Omschrijving                 Aantal   Prijs per stuk    Subtotaal
---------------------------------------------------------------
Logo ontwerp                   1           € 500,00         € 500,00
Huisstijl ontwerp              1           € 750,00         € 750,00
---------------------------------------------------------------
Subtotaal                                                € 1.250,00
Btw 21%                                                   € 262,50
Totaal                                                    € 1.512,50

Graag overmaken op:
NL12BANK3456789012 t.n.v. Hello Design

Bedankt voor je opdracht!

Veiligheid en opslag

Zorg dat je je facturen goed opslaat:

Gebruik duidelijke mappenstructuren per jaar of klant
Maak back-ups (cloud of extern)
Geef elke factuur een logische naam: factuur_2025004_KlantX.pdf

Conclusie: is factuur maken in Excel iets voor jou?

Excel is krachtig, flexibel en goedkoop. Zeker als je start, of als je het leuk vindt om zelf dingen op te bouwen. Je moet alleen iets meer zelf regelen: van layout tot formules. Maar dat is juist de charme.

Wil je liever alles automatisch, zonder gedoe? Overweeg dan zeker Hello Office. Maar tot die tijd: Excel to the rescue.

Factuur maken in Excel