Wat, waarom en hoe?

Laten we eerlijk zijn: het klinkt niet als iets waar je zin in hebt op maandagochtend. “Voorschot factuur”. Maar vergis je niet. Deze ogenschijnlijk droge term kan je cashflow redden, discussies voorkomen en je projectfinanciering soepeler laten lopen dan je favoriete espresso. In dit artikel gaan we, zonder wollige verhalen of gezegde-overkill, tot op het bot in op het begrip voorschot factuur, ook wel: deelfactuur, zoals wij het noemen bij Hello Office.

Wat is een voorschot factuur (of deelfactuur)?

Een voorschot factuur is, simpel gezegd, een factuur die je stuurt voordat het hele werk of product geleverd is. Je vraagt dus om een deel van het totaalbedrag vooraf, een voorschot. Vandaar de naam. Het gaat vaak om een percentage van het totaalbedrag (bijvoorbeeld 20% of 50%) of een specifiek bedrag.

Deelfactuur, zoals wij ‘m noemen, klinkt net even wat vriendelijker. Het dekt de lading ook beter bij projecten die uit meerdere fases bestaan. Je factureert dan per fase, deel of milestone.

Waarom zou je een voorschot factuur gebruiken?

Heel simpel: geld. Cashflow. Werkkapitaal. Je moet vaak zelf al investeren in materiaal, uren of voorbereiding, terwijl de factuur voor het totaal pas aan het eind komt. En tegen die tijd is je bankrekening al drie keer door de knieën gegaan.

Voorschotten helpen je dus:

  • Je liquiditeit gezond te houden
  • Risico te spreiden
  • Klanten commitment te laten tonen

Het is niet alleen prettig voor jou, maar ook voor de klant. Die hoeft niet in één keer een groot bedrag te betalen, maar krijgt overzicht in wat waarvoor gefactureerd wordt.

Wanneer gebruik je een voorschot factuur?

Niet in elke situatie natuurlijk. Hier zijn typische momenten waarop een voorschot factuur slim (of zelfs noodzakelijk) is:

  • Grote projecten die meerdere weken of maanden duren
  • Maatwerktrajecten waarin je veel tijd en resources steekt voordat het eindproduct er is
  • Installatiewerkzaamheden waarbij je onderdelen op maat bestelt
  • Dienstverlening met voorafgaande voorbereiding, zoals consultancy, IT, of trainingstrajecten
  • Creatieve sectoren, zoals design of filmproductie, je wilt niet pas na de première betaald worden

Hoe ziet een voorschot factuur eruit?

Een voorschot factuur bevat eigenlijk dezelfde elementen als een gewone factuur, maar met een duidelijke vermelding dat het om een voorschot gaat. Denk aan:

  • De woorden “Voorschotfactuur” of “Deelfactuur”
  • Factuurnummer (die later terugkomt in de eindfactuur)
  • Omschrijving van het project of de fase
  • Bedrag inclusief en exclusief btw
  • Betaaltermijn
  • Verwijzing naar de totale opdracht of offerte

Voorbeeld:

Deelfactuur 1 van 3 – 30% voorschot op project ‘CRM implementatie voor bedrijf X’. Totaalwaarde project: €10.000. Deze deelfactuur: €3.000 excl. btw.

Hoe verwerk je een voorschot factuur in je administratie?

Good question. Je mag btw in rekening brengen op een voorschot factuur. Maar belangrijk is: dit moet dan ook daadwerkelijk worden afgedragen. Dus ook al heb je de rest van het werk nog niet gedaan, je moet wél al btw betalen over dat voorschot.

Daarom is goede administratie essentieel. In Hello Office kun je per project of klant werken met meerdere facturen onder één opdracht. Zo houd je overzicht. De deelfacturen worden automatisch aan elkaar gekoppeld, inclusief btw en totaalbedragen.

Bij de eindfactuur geef je dan aan welke bedragen al gefactureerd en betaald zijn, zodat alleen het resterende bedrag nog wordt opengezet.

Hoe zit het fiscaal?

De Belastingdienst vindt voorschotfacturen prima, zolang je het netjes verwerkt. Belangrijke punten:

  • Btw is verschuldigd op het moment dat je de voorschotfactuur verstuurt (niet pas bij ontvangst van het geld)
  • Bij de eindfactuur moet je goed vermelden welke bedragen al zijn gefactureerd
  • De eindfactuur moet dus géén dubbele btw bevatten over het totaalbedrag

Gebruik je boekhoudsoftware of een CRM systeem zoals Hello Office? Dan wordt dit meestal automatisch netjes afgehandeld.

Use cases: wanneer werkt het in de praktijk echt goed?

1. IT-bureau met langlopende projecten

Een klant vraagt om een CRM op maat (ha!). Jij weet dat het 6 maanden duurt, met een team van vier man. Deelfacturen op 30% – 30% – 40% zijn logisch en fair.

2. Bouwbedrijf of aannemer

Je levert in fases: fundering, ruwbouw, afwerking. Je factureert per fase. De klant weet precies waar hij aan toe is.

3. Coach of consultant

Je levert een traject van 10 sessies. Eerste factuur is een voorschot voor de eerste 3. Daarna factureer je telkens als een blok is afgerond.

4. Marketingbureau

Je maakt een campagne van A tot Z. Je vraagt een voorschot van 40% voordat je begint met strategie en ontwerp.

5. Maatwerk softwarebouwer (zoals jij)

Je klant wil een uniek CRM-systeem. Jij investeert in analyse, wireframes, design en development. Zonder voorschot werk je letterlijk op eigen risico. Niet doen dus.

Benieuwd naar de mogelijkheden van een CRM?

Hoe leg je het uit aan je klant?

Transparantie is key. Veel ondernemers vinden het spannend om een voorschot te vragen. Maar je bent geen goed doel. Je levert waarde, je maakt kosten. Leg dat gewoon zo uit.

Zeg bijvoorbeeld:

“We werken op basis van deelfacturen. Zo houden we het voor beide partijen overzichtelijk. Je betaalt alleen voor de stappen die we zetten.”

Of:

“Omdat we maatwerk leveren, werken we met een voorschot. Daarmee dekken we de voorbereidingskosten, en zorgen we voor commitment van beide kanten.”

Een klant die hier moeilijk over doet, is meestal niet de klant die je wilt hebben.

Wat zijn de risico’s van geen voorschot factuur sturen?

Oei. Die zijn reëel:

  • Je loopt het risico dat je veel werk doet zonder enige betaling
  • Als een klant zich terugtrekt, zit jij met onbetaalde uren
  • Je hebt geen enkele buffer voor je kosten
  • Je laat de controle over de betalingsflow volledig bij de klant liggen

Zeker bij grotere opdrachten is dit gewoon niet professioneel.

Hoe automatiseer je deelfacturen in Hello Office?

Binnen Hello Office kun je per project een facturatieschema aanmaken. Bijvoorbeeld:

  • Factuur 1: 25% bij start project
  • Factuur 2: 25% bij oplevering eerste versie
  • Factuur 3: 50% bij afronding

Je stelt het eenmalig in, en de rest loopt automatisch. De facturen worden gekoppeld aan de klant, offerte en het CRM-project. Zo heb je altijd inzicht in wat er gefactureerd is, wat nog komt, en wat betaald is.

Ook handig: je kunt herinneringen instellen, rapportages draaien en btw-overzichten automatisch genereren. Alles in één systeem. Geen Excel circus.

Hoe bepaal je het juiste bedrag voor een voorschot?

Dat hangt af van:

  • Vertrouwen in de klant
  • Grootte van het project
  • Eigen risico en kosten

Er is geen gouden regel, maar dit is vaak de praktijk:

  • Kleine opdracht (€500 – €2.000): voorschot van 30-50%
  • Middelgroot project (€2.000 – €10.000): 25-40%
  • Groot project (€10.000+): fasegebaseerde deelfacturen van 20-40% per stap

Veelgemaakte fouten bij voorschotfacturen

  • Geen btw vermelden (au)
  • Geen duidelijke omschrijving geven van waarvoor het voorschot is
  • Eindfactuur sturen zónder rekening te houden met eerder gefactureerd bedrag
  • Te laat factureren: dan loop je weer achter de feiten aan

Tot slot: slim, overzichtelijk en professioneel

Een voorschot factuur is geen gedoe, geen obstakel, geen klantafschrikmiddel. Het is een teken dat je weet wat je waard bent. Dat je professioneel werkt. En dat je financieel gezond wil ondernemen.

Werk je met een CRM-systeem dat dit niet ondersteunt? Dan wordt het tijd om daar iets aan te doen. Wij hebben Hello Office gebouwd zodat jij nooit meer hoeft te puzzelen met losse facturen, Excel-lijsten of openstaande betalingen waar niemand overzicht op heeft.

Of je nou adviseur, bouwer, marketeer of softwaremaker bent: deelfacturen gaan je leven makkelijker maken. En je bankrekening blijer.

Wil je meer weten over hoe Hello Office dit voor jou kan inregelen? Plan een demo, of probeer het gratis uit. Zo simpel is het.