Je hebt er misschien wel eens van gehoord: een proforma factuur. Het klinkt officieel. En een beetje verwarrend misschien. Want… is het nou een echte factuur? Of meer een soort offerte? En wanneer gebruik je zoiets eigenlijk?
Als je het antwoord op die vragen zoekt, ben je hier precies op de juiste plek. Geen saaie definitie zonder context, maar een helder verhaal met concrete voorbeelden, praktijkcases én natuurlijk de handige tip dat je in Hello Office eenvoudig zelf proforma én gewone facturen maakt. Want dat is waar we voor zijn: ondernemen makkelijker maken.
Oké, dus… wat is een proforma factuur?
Een proforma factuur is géén officiële factuur, maar een voorlopige. Eigenlijk is het een soort aankondiging: “Dit gaan we je factureren zodra alles akkoord is.”
Je gebruikt een proforma factuur meestal om de klant een inschatting te geven van de kosten. Bijvoorbeeld voordat je de dienst uitvoert, of voordat een product daadwerkelijk geleverd wordt. Het is dus géén verzoek tot betaling, ook al lijkt het er vaak wel op.
Samenvattend:
Een proforma factuur is:
- Niet bindend
- Geen officieel boekhoudkundig document
- Geen verplichting tot betaling
- Meestal een kopie van wat de ‘echte’ factuur straks zal zijn
Waarom zou je een proforma factuur gebruiken?
Er zijn best wat situaties waarin zo’n voorlopige factuur handig is.
1. Vooruitzicht geven
Soms wil een klant gewoon even weten waar hij aan toe is. Zeker bij grotere opdrachten. Dan stuur je een proforma factuur zodat hij het overzicht heeft.
2. Voor douaneformaliteiten
Bij internationale handel is een proforma factuur vaak verplicht. De douane wil weten wat er verzonden wordt en wat de waarde is – ook al is er nog niet echt gefactureerd.
3. Voor interne goedkeuringen
Bijvoorbeeld bij grotere bedrijven: de inkoopafdeling moet eerst weten wat iets gaat kosten voordat ze akkoord kunnen geven. Proforma komt dan goed van pas.
4. Om een klant ‘voor te bereiden’ op de betaling
Het klinkt een beetje gek, maar een proforma factuur kan ook psychologisch werken. De klant weet wat er komt, en is minder verrast als de echte factuur arriveert.
Wat staat er op een proforma factuur?
Een proforma factuur lijkt qua opmaak sterk op een gewone factuur. Maar er zijn een paar belangrijke verschillen.
Verplichte onderdelen:
- De titel “Proforma factuur” (duidelijk en bovenaan)
- Jouw bedrijfsgegevens
- Gegevens van de klant
- Datum van opmaak
- Proforma factuurnummer (let op: dit is niet hetzelfde als je echte factuurnummer)
- Specificatie van producten of diensten
- Aantal, prijs, subtotaal
- Eventueel btw
- Totaalbedrag
Wat je juist níet opneemt:
- Geen betalingstermijn
- Geen aanmaningsteksten of “gelieve te betalen”
- Geen definitieve factuurnummers
Kortom: het oogt als een factuur, maar is er geen. Zeg dat er ook bij, zodat je klant niet denkt dat hij nu al moet betalen.
Het verschil tussen een proforma en een echte factuur
Laten we het even duidelijk op een rij zetten:
| Kenmerk | Proforma factuur | Gewone factuur |
|---|---|---|
| Juridisch bindend? | Nee | Ja |
| Boeking in administratie? | Nee | Ja |
| Betaling vereist? | Nee | Ja |
| Btw-aangifte van toepassing? | Nee | Ja |
| Doel | Informeren, voorbereiden | Officieel verzoek tot betaling |
Gebruik dus nooit een proforma als vervanging voor je echte facturen. Je administratie klopt dan niet, en bij controle kun je in de problemen komen.
Wanneer gebruik je een proforma factuur niet?
Er zijn ook momenten waarop een proforma juist géén goed idee is. Bijvoorbeeld:
- Als je een officiële betaling wilt ontvangen
- Als je btw wilt kunnen afdragen of terugvragen
- Als je een boekhoudkundig sluitende administratie wilt
Zie de proforma echt als een communicatiemiddel – niet als een formeel financieel document.
Hoe ziet een proforma factuur eruit? (voorbeeld)
Hieronder een voorbeeld van hoe zo’n factuur eruit kan zien:
PROFORMA FACTUUR
Bedrijf: Studio Pixel
Adres: Lichtstraat 10, 1011 AB Amsterdam
KvK: 12345678 | BTW: NL001234567B01
Datum: 13 juni 2025
Proforma factuurnummer: PF2025004
Klant: Van Dijk Media
Adres: Grote Markt 5, 1000 AA Haarlem
Omschrijving Aantal Prijs Subtotaal
--------------------------------------------------------
Webdesign homepage 1 € 1.000 € 1.000
SEO-optimalisatie 1 € 300 € 300
--------------------------------------------------------
Totaal excl. btw € 1.300
Btw 21% € 273
Totaal incl. btw € 1.573
*Let op: dit is een proforma factuur en geen verzoek tot betaling.*Proforma factuur in Hello Office maken
En nu even iets praktisch: in Hello Office maak je proforma facturen net zo makkelijk als gewone. Je kiest gewoon het type ‘proforma’ in je factuuroverzicht, vult de klantgegevens en omschrijving in, en klaar.
Waarom dat handig is:
- Je houdt je administratie netjes gescheiden
- Je klant raakt niet in verwarring over wat wel en niet betaald moet worden
- Je kunt later eenvoudig de proforma omzetten naar een definitieve factuur
Je hoeft dus niet met Excel te hannesen of aparte templates bij te houden. Alles blijft overzichtelijk binnen één systeem.
Use case: internationaal zakendoen
Stel je voor: je importeert elektronica uit China. Voordat de leverancier mag leveren, moet jij een proforma ondertekenen. De douane in Nederland vraagt er ook naar. Die proforma is dan hét document waarmee je de zending verwerkt, nog vóór er iets definitief gefactureerd is.
Of: je verkoopt juist naar het buitenland. Je klant wil eerst een offerte, maar je kiest ervoor om een proforma te sturen. Die heeft nét iets meer de vorm van een factuur en maakt het voor de buitenlandse boekhouding makkelijker.
Veelgestelde vragen over proforma facturen
1. Mag ik een proforma factuur gebruiken in plaats van een offerte?
Ja, dat mag. Het is in feite een soort offerte, maar dan met de opmaak van een factuur. Let wel: juridisch is het nog steeds geen echte factuur én geen formele offerte.
2. Moet ik proforma facturen bewaren?
Het is verstandig om ze te archiveren, maar wettelijk ben je dat niet verplicht zoals bij gewone facturen.
3. Kan ik een proforma nummer hergebruiken?
Liever niet. Hou ze uniek, net als bij normale facturen, maar gebruik een andere nummering (zoals met ‘PF’ ervoor).
4. Wat als de klant toch betaalt op basis van een proforma?
Dat mag. Dan maak je alsnog een officiële factuur, met datum van betaling en een echt factuurnummer. De proforma blijft een soort aankondiging.
Samenvattend
Een proforma factuur is een slim hulpmiddel voor communicatie, overzicht en voorbereiding. Je laat je klant weten wat hij kan verwachten, zonder hem direct tot betaling te verplichten.
Zeker in internationale contexten of bij grote projecten is het een waardevol instrument. En het mooiste: je maakt ze in Hello Office net zo makkelijk als een gewone factuur. Gewoon invullen, versturen en klaar. Geen gedoe met losse documenten of onduidelijke communicatie.
Wil je het zelf ervaren? Maak gratis een proefaccount aan bij Hello Office en probeer het uit. Factureren is nog nooit zo overzichtelijk geweest.
Heb je een vraag over een specifieke situatie? Of twijfel je wanneer je een proforma moet gebruiken? Neem contact met ons op, we helpen je graag verder.
📥 Klaar om je administratie professioneler aan te pakken? Probeer Hello Office gratis uit, inclusief proforma facturatie, offertes en meer.
