Als je een factuur opstelt, zijn er een aantal gegevens die er verplicht op moeten staan. Denk aan de naam en het adres van zowel jou als je klant, een factuurnummer, de factuurdatum en natuurlijk de bedragen (met én zonder btw). Klinkt logisch, toch?

Maar wist je dat er ook wettelijke eisen zijn waaraan een factuur moet voldoen? Het is dus niet alleen belangrijk voor een professioneel uiterlijk of soepel betaalproces, maar ook essentieel voor de belastingdienst. Als je factuur niet klopt of niet compleet is, kan je klant de btw mogelijk niet aftrekken, en daar zit natuurlijk niemand op te wachten. En nog vervelender: jij kunt er zelfs een boete voor krijgen.

Kortom: een goede factuur is meer dan alleen een optelsommetje. Het is een officieel document waarmee je aan de regels voldoet en het vertrouwen van je klanten behoudt. Gelukkig is het allemaal prima te doen als je weet waar je op moet letten, en precies dat gaan we je in dit artikel uitleggen.

Deze gegevens moeten verplicht op een factuur staan

Er zijn bepaalde gegevens die je verplicht moet vermelden op een factuur. Deze eisen zijn wettelijk vastgelegd en gelden voor iedere ondernemer die goederen of diensten levert. Op een factuur moeten de volgende gegevens verplicht vermeld worden: 

  • Naam en adres van leverancier
  • Naam en adres van de afnemer
  • Factuurnummer
  • Factuurdatum
  • Btw-identificatienummer
  • KVK-nummer
  • Aantal geleverde goederen/diensten
  • Omschrijving van goederen/diensten
  • Datum/tijdvak van levering
  • Factuurbedrag exclusief btw
  • Berekende btw-tarief
  • Btw-bedrag
  • Factuurbedrag inclusief btw

Om het je makkelijk te maken, lichten we hieronder kort toe wat elk van deze onderdelen precies inhoudt en waarom ze belangrijk zijn. Zo weet je zeker dat jouw factuur straks helemaal volgens de regels is opgesteld.

Naam en adres van leverancier

Je begint je factuur met jouw eigen gegevens. Vermeld de volledige naam van je onderneming en het adres waar je feitelijk gevestigd bent. Dit is dus niet een postbusadres, maar het fysieke bezoekadres. Gebruik je een handelsnaam? Geen probleem, zolang die naam én het adres geregistreerd zijn bij de Kamer van Koophandel.

Naam en adres van de afnemer

Net zo belangrijk als jouw eigen gegevens: die van je klant. Vermeld ook hier de volledige naam en het adres waar de afnemer is gevestigd. Dit is belangrijk voor de administratie en btw-aangifte van jouw klant. Ook hier geldt: de juridische naam of een geregistreerde handelsnaam mag, zolang het adres klopt en bij de KVK bekend is.

Factuurnummer

Elke factuur moet een uniek factuurnummer hebben. Dit nummer moet opeenvolgend zijn en mag niet dubbel voorkomen. Veel ondernemers kiezen voor een systeem waarbij het jaar wordt gecombineerd met een volgnummer, zoals 2025001, 2025002, enzovoort. Zo houd je overzicht én voldoe je aan de eisen van de Belastingdienst.

Factuurdatum

De factuurdatum is de datum waarop je de factuur uitreikt. Deze datum bepaalt in welk tijdvak je de btw moet aangeven bij de Belastingdienst. Let op: je moet de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt na de levering of dienst versturen. Dus lever je iets op 10 april? Dan moet je de factuur uiterlijk op 15 mei uitreiken. Doe je dat te laat, dan moet je alsnog de btw aangeven alsof je dat wél op tijd had gedaan.

Btw-identificatienummer

Op iedere factuur moet jouw btw-identificatienummer staan. Dit nummer heb je van de Belastingdienst gekregen na je inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Het ziet er ongeveer zo uit: NL123456789B01. Hiermee kunnen jij én je klant de btw correct verwerken. Lever je aan een buitenlandse klant? Dan kan dit nummer extra belangrijk zijn in verband met de verleggingsregeling of intracommunautaire leveringen.

KVK-nummer

Als je ingeschreven bent bij de Kamer van Koophandel, dan moet je jouw KVK-nummer op de factuur vermelden. Dit is een eenvoudige manier voor je klant (en de Belastingdienst) om je onderneming te identificeren. Het nummer is gekoppeld aan je bedrijfsgegevens en is dus een essentieel onderdeel van een formele, correcte factuur.

Aantal geleverde goederen/diensten

Wees duidelijk over wat je geleverd hebt en in welke hoeveelheid. Heb je producten verkocht? Zet er dan bij hoeveel stuks. Lever je een dienst? Vermeld dan het aantal uren of eenheden. Zo voorkom je verwarring en weet je klant precies waarvoor hij betaalt.

Omschrijving van goederen/diensten

Naast het aantal geef je ook een duidelijke omschrijving van wat je geleverd hebt. Bijvoorbeeld: “3 uur advieswerk marketingstrategie” of “5 stuks ergonomische bureaustoelen”. Een goede omschrijving voorkomt discussie én helpt jouw klant om de kosten intern juist te verwerken. Zeker bij diensten is een heldere toelichting vaak noodzakelijk.

Datum/tijdvak van levering

Je vermeldt op de factuur wanneer de goederen of diensten geleverd zijn. Dit kan een specifieke datum zijn of een periode als het om doorlopende werkzaamheden gaat. Deze informatie is belangrijk voor zowel jouw eigen administratie als die van je klant, en voor de Belastingdienst om te bepalen in welk btw-tijdvak de levering valt.

Factuurbedrag exclusief btw

Vermeld altijd het bedrag dat je in rekening brengt exclusief btw. Lever je meerdere producten of diensten met verschillende btw-tarieven? Splits dan de bedragen netjes op per categorie. Zo houd je het overzichtelijk en voorkom je verwarring bij je klant en bij de belastingaangifte.

Berekende btw-tarief

Op de factuur moet duidelijk zijn welk btw-tarief van toepassing is op elk onderdeel van je levering. In Nederland zijn er verschillende tarieven, zoals 21%, 9% of 0%. Als je verschillende tarieven hanteert, geef dan per dienst of product aan welk btw-tarief hierop van toepassing is. Zo weet je klant precies hoeveel btw er waarover wordt gerekend en je eigen administratie blijft waterdicht.

Btw-bedrag

Naast het btw-tarief moet je ook het exacte btw-bedrag op de factuur vermelden. Dit is het bedrag dat bovenop het factuurbedrag exclusief btw komt. Lever je goederen of diensten met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan per tarief wat het bijbehorende btw-bedrag is. Dit maakt het totaalplaatje compleet en voorkomt misverstanden bij je klant én bij de Belastingdienst.

Factuurbedrag inclusief btw

Tot slot vermeld je het totaalbedrag dat je klant moet betalen: het factuurbedrag inclusief btw. Dit is dus het bedrag exclusief btw plus het berekende btw-bedrag. Dit totaalbedrag moet duidelijk zichtbaar zijn op de factuur, zodat je klant weet welk bedrag er uiteindelijk overgemaakt moet worden. Wel zo helder, én wettelijk verplicht.

Niet verplicht, maar wel handig om te vermelden

Naast de verplichte gegevens zijn er ook een aantal dingen die je niet móét vermelden op een factuur, maar die wel ontzettend handig kunnen zijn. Ze maken het je klant makkelijker om snel en correct te betalen, en zorgen voor een vlottere administratie aan beide kanten. Denk aan:

  • Betaalgegevens
  • Vervaldatum of betalingstermijn
  • Contactgegevens
  • Klantnummer
  • Betalingskenmerk
  • Algemene voorwaarden

Hieronder leggen we uit waarom deze extra gegevens handig zijn om toe te voegen aan je factuur.

Betaalgegevens

Het klinkt misschien als een open deur, maar het is toch echt slim om je betaalgegevens op de factuur te zetten. Denk aan je IBAN en de naam van de rekeninghouder. Zonder deze informatie weet je klant niet waar het geld naartoe moet en dat kan onnodige vertraging opleveren. Wil je snel betaald worden? Dan is dit een must.

Vervaldatum of betalingstermijn

Door een duidelijke betalingstermijn of vervaldatum op je factuur te vermelden, weet je klant precies wanneer de betaling uiterlijk binnen moet zijn. Geen onduidelijkheid, geen uitstelgedrag. En mocht de betaling toch uitblijven, dan heb je een concreet aanknopingspunt om een herinnering te sturen of verdere stappen te ondernemen.

Benieuwd naar de mogelijkheden van een CRM?

Contactgegevens

Voeg je telefoonnummer en e-mailadres toe aan je factuur, zodat je klant je makkelijk kan bereiken bij vragen. Zeker bij grotere of complexe opdrachten is het fijn als iemand snel even kan bellen of mailen over de factuur. Het voorkomt vertraging én toont dat je professioneel en bereikbaar bent.

Klantnummer

Werk je met vaste klanten? Dan is het handig om een klantnummer op de factuur te zetten. Zo houd je je administratie overzichtelijk en kun je facturen makkelijk terugvinden. Ook voor je klant kan dit handig zijn, zeker als ze zelf ook met klantnummers werken in hun systemen.

Betalingskenmerk

Een betalingskenmerk helpt je om binnenkomende betalingen snel en foutloos te koppelen aan de juiste factuur. Denk bijvoorbeeld aan het factuurnummer als kenmerk, of een eigen referentie. Zeker als je meerdere betalingen per dag ontvangt, voorkomt dit een hoop zoekwerk en dus frustratie.

Algemene voorwaarden

Door op je factuur te verwijzen naar je algemene voorwaarden, dek je jezelf juridisch extra goed in. Denk aan afspraken over betaling, levering of aansprakelijkheid. Je hoeft de voorwaarden niet letterlijk op de factuur te zetten, maar een simpele verwijzing (bijvoorbeeld naar je website) is al genoeg. Wel zo handig bij eventuele discussies achteraf.

Btw-vermeldingen op de factuur

In veel gevallen is het vrij simpel: je vermeldt het btw-tarief, berekent de btw en telt het op bij het totaal. Maar er zijn ook situaties waarin je extra of andere btw-vermeldingen moet opnemen op de factuur. Deze specifieke vermeldingen zijn belangrijk voor de juiste verwerking van btw en om problemen met de Belastingdienst te voorkomen. Hier zijn een paar veelvoorkomende btw-vermeldingen die je kunt tegenkomen:

  • ‘BTW verlegd’: wanneer jouw klant de btw moet afdragen in plaats van jij. Dit komt bijvoorbeeld voor bij zakelijke diensten binnen Nederland of bij levering aan een ondernemer in het buitenland.
  • ‘Factuur uitgereikt door afnemer’: dit is het geval bij self-billing: je klant maakt zelf de factuur op namens jou. Deze vermelding is dan verplicht.
  • ‘Vrijgesteld van btw op grond van artikel…’: als je een vrijgestelde dienst levert, zoals bepaalde zorg- of onderwijsdiensten, moet je het juiste wetsartikel vermelden dat die vrijstelling onderbouwt.
  • Bijzondere btw-vermeldingen: bijvoorbeeld bij de verkoop van kunstvoorwerpen, gebruikte goederen, motorvoertuigen of via de margeregeling. Hier gelden aparte regels en dus ook specifieke vermeldingen.

Twijfel je of je een specifieke btw-vermelding moet gebruiken? Dan is het slim om even te checken bij je boekhouder of de Belastingdienst. Zo weet je zeker dat je factuur klopt en voorkom je gedoe achteraf.

Wat als ik vrijgesteld ben van btw?

Ook als je vrijgesteld bent van btw, moet je bepaalde gegevens vermelden op je factuur. Het belangrijkste is dat je duidelijk maakt waarom je geen btw rekent. Dit doe je door te verwijzen naar de wettelijke vrijstelling, bijvoorbeeld: “Vrijgesteld van btw op grond van artikel 25 Wet OB” of een andere relevante bepaling.

Vergeet dus niet om het juiste artikel of de regeling te noemen. Dit geldt bijvoorbeeld voor kleine ondernemers of bij vrijgestelde activiteiten zoals zorg, onderwijs of financiële diensten. Zo voorkom je verwarring en voldoe je aan de regels.

Wat kan er gebeuren als mijn factuur incorrect is?

Een foutje op je factuur lijkt misschien onschuldig, maar kan best wat gevolgen hebben. Als je factuur niet voldoet aan de wettelijke eisen, loop je het risico op boetes van de Belastingdienst. En ook je klant kan in de problemen komen, bijvoorbeeld omdat hij de btw niet kan aftrekken. Kortom: een slordige factuur kost je geld, tijd en vertrouwen. Enkele gevolgen van een onvolledige of incorrecte factuur kunnen zijn:

  • Aftrek van btw geweigerd: als een factuur niet voldoet aan de wettelijke eisen, mag de afnemer de btw mogelijk niet aftrekken.
  • Boetes of naheffingen: de Belastingdienst kan een naheffing opleggen en/of boetes uitdelen aan de uitsteller van de factuur.
  • Controleproblemen: onjuiste of onvolledige facturen maken het lastiger om bij een belastingcontrole aan te tonen dat alles correct is verlopen.
  • Geen rechtsgeldige vordering: Bij een onvolledige factuur kan het lastiger zijn om juridisch betaling af te dwingen.
  • Vertraging in betaling: Klanten kunnen betaling uitstellen of weigeren als essentiële gegevens ontbreken.

Fout op de factuur herstellen met een creditnota

Heb je per ongeluk een fout gemaakt op je factuur? Geen paniek – dat kan gebeuren. Het belangrijkste is dat je het op de juiste manier herstelt, en dat doe je met een creditnota. Een creditnota is in feite een negatieve factuur waarmee je de foutieve factuur (gedeeltelijk of volledig) corrigeert.

Op de creditnota verwijs je duidelijk naar de oorspronkelijke factuur, bijvoorbeeld door het factuurnummer en de datum te vermelden. Je geeft vervolgens aan welk bedrag je crediteert en waarom. Heb je te veel gefactureerd, een verkeerde omschrijving gebruikt of een fout btw-bedrag gerekend? De creditnota maakt het administratief weer kloppend.

Let op: ook al corrigeer je de fout met een creditnota, je klant kan nog steeds een schadevergoeding eisen als hij nadeel heeft ondervonden. Het blijft dus slim om je facturen goed te checken vóór je ze verstuurt.

Altijd eenvoudig en foutloos factureren met Hello Office

Het opstellen van een correcte factuur hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn, zeker niet als je gebruikmaakt van slimme tools. Met Hello Office automatiseer je eenvoudig je facturatieproces, zodat elke factuur voldoet aan de wettelijke eisen. Of je nu werkt met btw-verlegd, vrijstellingen of meerdere btw-tarieven: Hello Office zorgt dat alles netjes klopt.

Dankzij de intuïtieve interface en de flexibele inrichting stel je razendsnel professionele facturen op die passen bij jouw bedrijf én je klanten. Geen losse Excel-bestanden of eindeloos knippen en plakken meer. Bovendien koppel je facturatie moeiteloos aan je CRM, je klantgegevens en je workflow. Minder fouten, meer overzicht, sneller betaald – dat is Hello Office.