Hoe houd je als vakman overzicht over al je klussen?
Een volle agenda klinkt als goed nieuws. Maar hoe meer klussen je hebt, hoe lastiger het kan worden om alles goed te plannen. Zeker wanneer je met meerdere medewerkers werkt en verschillende opdrachten tegelijk lopen.
Wie gaat naar welke klant? Wanneer moet een klus worden uitgevoerd? Is de juiste medewerker beschikbaar? En wat doe je als een opdracht uitloopt of een klant de afspraak verzet?
Een goede werkplanning helpt je om daar grip op te houden.
Wat is een werkplanning?
Een werkplanning geeft je een overzicht van de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden en wanneer, waar en door wie dat gebeurt. Je ziet in één oogopslag welke klussen gepland staan en welke medewerkers beschikbaar zijn.
Voor een vakbedrijf kan een werkplanning bijvoorbeeld bestaan uit:
- de geplande klussen en opdrachten;
- de datum en het tijdstip;
- de locatie van de klant;
- de medewerker of het team dat de klus uitvoert;
- de verwachte duur van de werkzaamheden;
- de beschikbaarheid van medewerkers;
- eventuele bijzonderheden of afspraken.
Zo weet niet alleen jij wat er moet gebeuren, maar kunnen medewerkers ook zien waar en wanneer ze worden verwacht.
Waarom is een goede werkplanning belangrijk?
Zonder duidelijke planning ben je al snel veel tijd kwijt aan afstemmen. Een medewerker belt omdat hij niet weet waar hij morgen moet zijn, een klant vraagt wanneer de klus wordt uitgevoerd en ondertussen moet je nog uitzoeken wie beschikbaar is.
Een goede werkplanning zorgt ervoor dat je vooraf weet wat er moet gebeuren en wie daarvoor beschikbaar is.
Dat voorkomt bijvoorbeeld dat je twee medewerkers op dezelfde klus plant, terwijl een andere opdracht blijft liggen. Ook zie je sneller waar ruimte zit voor een nieuwe opdracht.
Hoe plan je meerdere klussen tegelijk?
Voor veel vakbedrijven is dit de grootste uitdaging. Je hebt niet één opdracht die netjes van begin tot eind wordt uitgevoerd. Er lopen vaak meerdere klussen door elkaar.
Een installatiebedrijf heeft bijvoorbeeld verschillende monteurs op verschillende locaties. Een hovenier heeft meerdere tuinen die op verschillende dagen moeten worden uitgevoerd. Een onderhoudsbedrijf heeft geplande afspraken, terugkerende werkzaamheden en tussendoor spoedklussen.
Een praktische werkplanning begint daarom bij een duidelijk overzicht van alle opdrachten. Vervolgens kijk je per klus naar de gewenste datum, de benodigde tijd en de medewerkers die beschikbaar zijn.
Zo kun je beter bepalen welke klus wanneer wordt uitgevoerd.
Houd rekening met de beschikbaarheid van medewerkers
Een planning maken is meer dan alleen klussen in een agenda zetten. Je moet ook rekening houden met je medewerkers.
Wie werkt wanneer? Wie heeft verlof? Wie is al ingepland? En heeft de medewerker de juiste kennis of vaardigheden voor de opdracht?
Wanneer je deze informatie bij elkaar hebt, kun je sneller zien of een planning haalbaar is. Je voorkomt daarmee dat je een klus plant op een moment waarop er eigenlijk niemand beschikbaar is.
Wat als je planning verandert?
In de praktijk blijft een planning natuurlijk nooit precies hetzelfde.
Een klus duurt langer dan verwacht, een klant wil de afspraak verzetten of een medewerker valt uit. Misschien komt er tussendoor een spoedklus die eigenlijk vandaag nog uitgevoerd moet worden.
Daarom moet een werkplanning niet alleen overzichtelijk zijn, maar ook makkelijk aan te passen.
Wanneer je planning centraal wordt bijgehouden, kun je wijzigingen direct verwerken. Zo werkt iedereen met dezelfde actuele informatie en voorkom je dat iemand nog met een oude planning werkt.
Werkplanning maken in Excel: wanneer werkt dat nog?
Veel vakbedrijven beginnen met Excel. En daar is op zichzelf niets mis mee. Voor een klein bedrijf met weinig opdrachten kan een eenvoudige spreadsheet prima werken.
Maar wanneer het aantal klussen en medewerkers groeit, wordt een Excel-planning al snel lastiger om bij te houden.
Je wilt dan niet alleen weten welke klus wanneer gepland staat, maar ook:
- welke medewerkers beschikbaar zijn;
- hoeveel capaciteit je nog hebt;
- welke opdrachten nog moeten worden ingepland;
- hoeveel uren voor een opdracht zijn gepland;
- wat er verandert wanneer een klus wordt verschoven.
Hoe meer informatie je in één bestand probeert te verwerken, hoe ingewikkelder het wordt om het overzicht te bewaren.
Werkplanning en urenregistratie combineren
Een planning vertelt wat je verwacht. De urenregistratie laat zien wat er daadwerkelijk is gebeurd.
Stel dat je een medewerker vier uur op een opdracht hebt gepland, maar de werkzaamheden uiteindelijk zes uur duren. Dan wil je die werkelijke uren natuurlijk kunnen terugvinden bij de juiste opdracht.
Door planning en urenregistratie met elkaar te verbinden, hoef je minder achteraf uit te zoeken. Je ziet wat er gepland was en kunt dit vergelijken met de daadwerkelijk gemaakte uren.
Dat helpt niet alleen bij je administratie, maar geeft je ook inzicht in hoeveel tijd bepaalde werkzaamheden in de praktijk kosten.
Werkplanning voor verschillende vakbedrijven
Een goede werkplanning werkt voor veel verschillende soorten vakbedrijven. De werkzaamheden verschillen, maar de behoefte aan overzicht is vaak hetzelfde.
Een installatiebedrijf wil bijvoorbeeld monteurs en afspraken goed op elkaar afstemmen. Een schoonmaakbedrijf plant medewerkers op verschillende locaties en tijdstippen. Een hovenier plant meerdere projecten en moet rekening houden met de beschikbare medewerkers en werkzaamheden. En een onderhouds- of klusbedrijf heeft vaak verschillende opdrachten die gedurende de week door elkaar lopen.
In al deze situaties helpt een duidelijke planning om te zien wat er moet gebeuren, wie het uitvoert en wanneer dat gebeurt.
Van planning naar uitvoering
Een planning is uiteindelijk onderdeel van een groter proces. Een klant neemt contact op, je maakt een offerte en na goedkeuring ontstaat een opdracht. Vervolgens plan je de werkzaamheden in en registreer je wat er tijdens de uitvoering gebeurt.
Wanneer deze informatie met elkaar verbonden is, hoef je niet steeds dezelfde gegevens opnieuw in te voeren.
Dat bespaart tijd en verkleint de kans op fouten. Bovendien heb je na afloop van een klus direct de informatie die je nodig hebt voor je administratie en facturatie.
Werkplanning in Hello Office
Met Hello Office houd je opdrachten, planning, medewerkers en uren bij elkaar in één omgeving.
Vanuit een goedgekeurde offerte maak je een opdracht aan. Vervolgens plan je de werkzaamheden in en zie je welke medewerkers beschikbaar zijn. De gewerkte uren kunnen daarna direct bij de juiste opdracht worden geregistreerd.
Verandert er iets in de planning? Dan pas je dit centraal aan, zodat je met actuele informatie blijft werken.
Zo hoef je niet met een losse Excel-planning, agenda en urenlijst naast elkaar te werken. Je hebt één plek voor je opdrachten en planning en kunt vanuit daar verder met de uitvoering en facturatie.
Benieuwd hoe je jouw werkplanning slimmer kunt organiseren? Bekijk de planning in Hello Office of plan een vrijblijvende demo.
