Het meest onderschatte woord in je planning

Klinkt lekker technisch, toch? Declarabiliteit. Zo’n term die in een beleidsdocument thuishoort of in de vergaderzaal rondzingt zonder dat iemand hem echt uitspreekt. Maar als je uren verkoopt, of dat nu consultancy, creatief werk of IT-dienstverlening is, dan is declarabiliteit een van de belangrijkste knoppen waar je aan kunt draaien.

Toch hebben veel ondernemers en planners er geen helder beeld bij. Tijd om dat te veranderen. In dit artikel leggen we je uit:

• Wat declarabiliteit precies betekent
• Waarom het cruciaal is voor je planning en winstgevendheid
• Hoe je het meet, stuurt en optimaliseert
• En hoe Hello Office dit hele proces veel eenvoudiger maakt

Geen droge theoretische kost, maar praktijkgerichte uitleg, heldere voorbeelden en natuurlijk een flinke dosis nuchterheid.

Wat is declarabiliteit?

In de kern is declarabiliteit het percentage van de gewerkte uren dat je daadwerkelijk in rekening kunt brengen bij klanten. Of: hoeveel van je tijd levert geld op?

Je kunt namelijk 40 uur per week werken, maar als je daar maar 25 uur van factureert, is je declarabiliteit 62,5%. Simpel.

Formule:

Declarabiliteit (%) = (Declarabele uren / Totale gewerkte uren) x 100

Voorbeeld:

• Je werkt 40 uur per week
• 30 uur is direct voor klanten
• 10 uur is intern (overleg, administratie, etc.)

Dan is je declarabiliteit: (30/40) x 100 = 75%

Waarom is declarabiliteit zo belangrijk?

Omdat je bedrijf (meestal) leeft van facturabele uren. Hoe hoger je declarabiliteit, hoe meer omzet je per medewerker haalt, en dus hoe rendabeler je werkt.

Belangrijke redenen:

• Directe invloed op je omzet
• Essentieel voor het bepalen van uurtarieven
• Helpt bij capaciteitsplanning
• Laat zien waar je tijd ‘lekt’
• Nodig om winstgevend te groeien

Declarabiliteit is geen luxe-inzicht. Het is core business.

Declarabiliteit in je planning

Nu wordt het interessant. Want veel mensen meten declarabiliteit achteraf, aan het eind van de maand, als de uren allang gemaakt zijn.

Maar eigenlijk wil je het vooraf al meenemen in je planning.

Waarom?

• Zodat je realistisch kunt inschatten hoeveel werk je écht aankan
• Om te voorkomen dat medewerkers overplannen zonder facturabel werk
• Omdat je zo grip houdt op marges en werkdruk

Een goede planning laat dus niet alleen zien wie wanneer werkt, maar ook: hoeveel daarvan je kunt declareren.

Hello Office maakt declarabiliteit zichtbaar én stuurbaar

Met Hello Office kun je:

• Declarabele en niet-declarabele activiteiten taggen
• Planningen maken waarin declarabiliteit per medewerker zichtbaar is
• Automatische rapportages draaien per team, project of periode
• Realisatie vergelijken met de geplande declarabiliteit
• Direct bijsturen als het uit de pas loopt

Alles in één tool, volledig geïntegreerd met je urenregistratie en facturatie.

Use case: Lisa, planner bij een creatief bureau

Lisa is verantwoordelijk voor de planning van 12 medewerkers. In Hello Office ziet ze per week:

• Wie er onder de 60% declarabel staat (alarmbel!)
• Welke projecten veel tijd vreten maar weinig opleveren
• Waar ruimte zit om extra klantwerk op te pakken

Ze plant slimmer, voorkomt dat mensen verzanden in intern werk en zorgt dat het bureau structureel boven de 80% declarabiliteit scoort.

Hoe verhoog je je declarabiliteit?

1. Plan slim. Combineer interne en klanttaken bewust.
2. Zeg vaker nee. Niet elk overleg is nodig.
3. Houd het bij. Wat je niet meet, kun je niet sturen.
4. Gebruik Hello Office. Dan zie je het in realtime.
5. Train medewerkers. Maak declarabiliteit bespreekbaar en onderdeel van het teamdoel.

Valkuilen bij declarabiliteit

• Alleen achteraf kijken – dan ben je te laat
• Geen onderscheid maken tussen declarabel en niet-declarabel werk
• Alles 100% willen declareren – dat gaat ten koste van kwaliteit
• Declarabiliteit verwarren met productiviteit – iemand kan veel doen, maar niets factureerbaars

Declarabiliteit versus bezettingsgraad

Je kunt dus volledig bezet zijn, maar een lage declarabiliteit hebben als je vooral intern bezig bent.

Waarom Hello Office het verschil maakt

Andere tools geven je rapporten. Hello Office geeft je actiegerichte inzichten:

• Wie loopt achter op geplande declarabiliteit?
• Welke projecten kosten meer tijd dan gepland?
• Hoe verschilt je realisatie van de planning?

En dat alles gekoppeld aan je facturatie, projectplanning en tijdregistratie. Geen losse spreadsheets meer. Geen giswerk. Gewoon overzicht.

Samenvatting: declarabiliteit is de graadmeter voor slim plannen

Declarabiliteit laat je zien hoe efficiënt je team werkt. Het helpt je plannen, sturen en factureren. Niet achteraf, maar tijdens het werk.

Met Hello Office maak je declarabiliteit onderdeel van je planning, je gesprekken én je winstgevendheid. Geen abstracte KPI, maar een dagelijkse stuurinformatie waar je echt iets aan hebt.