Kilometervergoeding 2025

Of je nu als zzp’er dagelijks klanten bezoekt, werknemers hebt die vaak onderweg zijn, of als werkgever een reiskostenregeling moet opzetten: kilometervergoeding is en blijft een belangrijk onderwerp. En met het nieuwe jaar komen er (opnieuw) veranderingen aan.

Wat is de kilometervergoeding in 2025 precies? Hoe zit het met belastingvrije vergoedingen? Wat moet je bijhouden? En hoe voorkom je administratieve chaos? We zetten alles voor je op een rij. Mét voorbeelden, uitgebreide vragen én handige tips. Oh, en we leggen je ook uit hoe je dit gewoon automatisch regelt in Hello Office. Want eerlijk: niemand zit te wachten op handmatig kilometers tellen in een Excelsheet.

Wat is kilometervergoeding eigenlijk?

Laten we het niet ingewikkelder maken dan het is: een kilometervergoeding is een vergoeding voor het gebruik van een eigen vervoermiddel voor zakelijke ritten. Vaak gaat het om je privéauto, maar het kan ook een fiets of scooter zijn.

Je rijdt bijvoorbeeld naar een klant in Utrecht, parkeert ergens gratis, drinkt koffie, sluit een deal, en rijdt terug. Dat zijn zakelijke kilometers. En die mag je onder voorwaarden vergoeden aan jezelf of aan een werknemer.

Wat is de kilometervergoeding in 2025?

Goed nieuws: de belastingvrije kilometervergoeding gaat in 2025 omhoog.

Tarief 2025:

• € 0,23 per kilometer (belastingvrij)

In 2024 was dit nog € 0,21. De verhoging is onderdeel van een bredere compensatie voor stijgende kosten van mobiliteit en brandstof. De € 0,23 geldt als maximale onbelaste vergoeding.

Let op:

Je mag meer dan € 0,23 per kilometer betalen, maar alles boven dat bedrag wordt als loon gezien en is dus belastbaar.

Voor wie geldt deze vergoeding?

• Werknemers (met een reiskostenvergoeding)
• Zzp’ers (die hun eigen kilometers declareren voor de boekhouding)
• Dga’s (die vanuit hun bv kilometers declareren)

Dus of je nu loondienst, ondernemer of hybride werkt: de regels zijn in de basis gelijk, maar de verwerking verschilt.

Hoe zit het voor zzp’ers en ondernemers?

Als zelfstandig ondernemer declareer je je zakelijke kilometers niet bij een baas, maar verwerk je ze in je eigen administratie.

Stel: je rijdt 2000 kilometer per jaar naar klanten, beurzen en leveranciers. Dan mag je die zakelijke kilometers opvoeren als kosten in je winstberekening. Bij een vergoeding van € 0,23 per kilometer kom je uit op € 460 aan zakelijke kosten.

Belangrijk:

• Alleen zakelijke kilometers tellen (dus niet woon-werkverkeer als je een kantoor aan huis hebt)
• Bewijs is belangrijk: hou een rittenregistratie bij

En voor werknemers?

Werkgevers mogen in 2025 tot € 0,23 per kilometer belastingvrij vergoeden aan medewerkers. Dat kan op basis van declaraties óf een vaste reiskostenvergoeding.

Optie 1: Declaratie per rit

De werknemer houdt bij wanneer en waarheen hij reist en declareert dat maandelijks.

Optie 2: Vaste reiskostenvergoeding

Bij een vaste werkplek mag je 214 dagen per jaar rekenen voor woon-werkverkeer.

Voorbeeld:

• Woon-werkafstand: 20 km enkele reis = 40 km per dag
• 40 km x 214 dagen = 8.560 km per jaar
• 8.560 x € 0,23 = € 1.968,80 per jaar (belastingvrij)

Welke kosten vallen onder die € 0,23?

De kilometervergoeding dekt:

• Brandstof (benzine, diesel, elektriciteit)
• Onderhoud en afschrijving van je voertuig
• Verzekeringen
• Wegenbelasting
• Parkeren (voor zover niet apart gedeclareerd)

Let op: als je losse parkeerkosten, tol of OV-kosten maakt, kun je die vaak apart declareren bovenop de kilometervergoeding.

Hello Office: zo houd je je ritten en vergoedingen moeiteloos bij

Niemand wil handmatig bijhouden hoeveel kilometer je per dag hebt gereden. En zeker geen bonnetjes of losse notities verzamelen. Daarom is Hello Office er.

Met Hello Office:

• Registreer je ritten direct via mobiel of desktop
• Koppel je ritten aan klanten of projecten
• Laat je automatisch het juiste tarief berekenen
• Zie je hoeveel kilometervergoeding je kunt opvoeren
• Genereer je in één klik een overzicht voor je boekhouder

Voor zzp’ers én voor werkgevers met een team is dit goud waard. Je voorkomt fouten, houdt overzicht en bespaart tijd.

Use case: Anouk is interieurstylist

Anouk werkt als zzp’er en rijdt regelmatig door heel Nederland om klanten te bezoeken. Voorheen noteerde ze alles in een notitieboekje, maar dat liep vaak mis. Soms vergat ze dagen. Soms klopten de afstanden niet.

Sinds ze Hello Office gebruikt, drukt ze na elke afspraak gewoon even op “Rit registreren”. Ze selecteert het project, vult het aantal kilometers in (of laat de app het berekenen), en klaar. Aan het eind van de maand weet ze precies wat ze aan kilometervergoeding kan boeken. Haar boekhouder blij, zij blij.

Wat verandert er ten opzichte van eerdere jaren?

De stijging betekent dus ook: extra aftrekposten voor ondernemers, en iets hogere belastingvrije vergoedingen voor werknemers.

Kilometervergoeding 2025 versus leaseauto

Heb je een leaseauto van de zaak? Dan geldt de kilometervergoeding alleen voor privégebruik dat je niet vergoed krijgt. Je kunt niet én een leaseauto rijden én voor zakelijke ritten € 0,23 per km declareren. Tenzij je privéritten voor de werkgever rijdt en daar géén tankpas voor krijgt. Dan wordt het ingewikkeld, boekhouder inschakelen dus.

Conclusie: kilometervergoeding 2025 – beter geregeld dan ooit

Met een verhoogd tarief van € 0,23 per kilometer is het aantrekkelijker dan ooit om je zakelijke ritten netjes te registreren en op te voeren. Of je nu ondernemer bent of werkgever: laat geen geld liggen door slechte registratie of ontbrekende bewijzen.

Gebruik een tool zoals Hello Office om alles overzichtelijk en automatisch bij te houden. Geen gedoe met bonnetjes, geen rekenfouten. Gewoon duidelijk, overzichtelijk en klaar voor je boekhouder of belastingaangifte.