CRM met offertes en facturatie: zo verbind je bedrijfsprocessen

Een klant komt binnen. Je legt de gegevens vast, volgt de aanvraag op, maakt een offerte en wacht op akkoord. Daarna begint het echte werk: plannen, uitvoeren, uren registreren en factureren. Voor veel bedrijven zijn dit losse stappen in verschillende systemen. Je CRM gebruik je voor klantbeheer, offertes maak je in een ander programma en de facturatie gebeurt weer ergens anders. Dat betekent vaak dat dezelfde informatie meerdere keren moet worden ingevoerd. Met een CRM-systeem waarin ook offertes, planning, urenregistratie en facturatie samenkomen, kun je het hele proces vanuit één omgeving beheren.

Van klant naar factuur: één doorlopend proces

CRM, offertes en facturatie worden vaak als verschillende onderdelen van een bedrijf gezien. In de praktijk zijn ze juist sterk met elkaar verbonden.

Een gemiddeld klantproces ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Klant → verkoopkans → offerte → opdracht → planning → uren → factuur

Bij losse systemen moet je bij iedere stap informatie opnieuw overnemen. In een geïntegreerd systeem blijft de informatie bij elkaar. Je legt een klant één keer vast en gebruikt dezelfde gegevens vervolgens voor je verkoopkans, offerte, planning en factuur.

Dat zorgt voor meer overzicht en minder dubbel werk.

CRM met offerte- en facturatiesoftware

Een CRM-systeem is in de basis bedoeld voor het beheren van klantrelaties en verkoopprocessen. Je houdt er bijvoorbeeld contactgegevens, aanvragen, contactmomenten en verkoopkansen in bij. Wanneer je CRM wordt gecombineerd met offerte- en facturatiesoftware, kun je een groter deel van je bedrijfsproces vanuit één omgeving beheren. Denk aan:

• klantbeheer en contactpersonen;
• sales en verkoopkansen;
• offertes;
• planning en agenda;
• projecten en opdrachten;
• taken;
• urenregistratie;
• facturatie.

Het voordeel is dat deze onderdelen met elkaar samenwerken in plaats van los van elkaar te staan.

Offertes opvolgen vanuit je CRM

Een offerte begint meestal niet bij een leeg document. Er is al een klant, een aanvraag en vaak eerdere communicatie. Wanneer je een offerte vanuit je CRM maakt, blijft deze informatie bij elkaar. Je kunt daardoor eenvoudig terugvinden bij welke klant de offerte hoort, welke aanvraag eraan voorafging en wat de status van de offerte is.

Een offerte versturen is bovendien niet het einde van het verkoopproces. Door offertes aan je CRM en salesproces te koppelen, zie je welke offertes nog openstaan en welke opvolging nodig is. Zo raakt een potentiële klant minder snel uit beeld.

Van offerte naar factuur zonder dubbel werk

Een klant accepteert een offerte. De gegevens staan al in het systeem. Waarom zou je die dan opnieuw moeten invoeren?

Wanneer offertes en facturatie met elkaar verbonden zijn, kun je een goedgekeurde offerte rechtstreeks gebruiken als basis voor een factuur. Bij Hello Office zet je een goedgekeurde offerte bijvoorbeeld met één klik om naar een factuur. De gegevens worden automatisch overgenomen.

Ook geregistreerde uren, producten en opdrachten kunnen als basis voor een factuur worden gebruikt. Dat bespaart tijd en verkleint de kans op fouten door handmatig overnemen.

Ook planning en urenregistratie verbonden

Niet iedere opdracht gaat direct van offerte naar factuur. Vaak zit er nog een uitvoering tussen.

Denk bijvoorbeeld aan een installatiebedrijf dat na akkoord een monteur moet inplannen, een adviesbureau waarbij medewerkers uren op een project registreren of een schoonmaakbedrijf dat werkzaamheden volgens een planning uitvoert.

Het proces wordt dan:

Klant → offerte → akkoord → planning → uitvoering → uren → factuur

Wanneer CRM, planning, projecten en urenregistratie met elkaar verbonden zijn, blijft ook deze informatie onderdeel van hetzelfde proces. Medewerkers kunnen hun uren op de juiste klant of het juiste project registreren en deze gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt voor de facturatie.

Zo hoef je niet achteraf informatie uit losse urenstaten of Excel-bestanden over te nemen.

Wat zijn de voordelen van CRM met facturatie?

Een CRM-systeem met geïntegreerde facturatie heeft vooral voordeel doordat informatie met elkaar verbonden blijft.

• Minder dubbel invoeren: klantgegevens, producten, offertes en opdrachten hoeven niet steeds opnieuw te worden ingevoerd.
• Minder kans op fouten: hoe vaker je informatie handmatig overneemt, hoe groter de kans op een typefout of verkeerde gegevens.
• Sneller factureren: een goedgekeurde offerte, geregistreerde uren of afgeronde opdracht kan direct de basis vormen voor een factuur.
• Meer overzicht: je kunt vanuit een klant zien welke offertes, opdrachten, uren en facturen erbij horen.
• Betere opvolging: niet alleen klanten, maar ook verkoopkansen en openstaande offertes blijven zichtbaar.
• Betere samenwerking: sales, planning, uitvoering en administratie werken met dezelfde informatie.

CRM met facturatie of een los boekhoudpakket?

Een CRM met facturatie betekent overigens niet automatisch dat je je boekhoudpakket moet vervangen. Voor veel bedrijven is het juist handig om beide systemen naast elkaar te gebruiken.

Je CRM en bedrijfssoftware gebruik je bijvoorbeeld voor:

• klanten;
• sales;
• offertes;
• planning;
• projecten;
• uren;
• facturen.

Het boekhoudpakket gebruik je vervolgens voor de financiële administratie. Daarom is een koppeling tussen bedrijfssoftware en boekhoudsoftware belangrijk. Zo kun je het operationele proces in één systeem beheren en de financiële administratie in je boekhoudpakket blijven doen.

Wanneer is een geïntegreerd systeem interessant?

Een alles-in-één systeem is niet voor ieder bedrijf noodzakelijk. Als je één klant hebt, nauwelijks offertes maakt en geen medewerkers hebt, kun je prima met eenvoudige tools werken.

Maar wanneer meerdere processen met elkaar verbonden zijn, wordt één centraal systeem steeds interessanter. Bijvoorbeeld wanneer:

• je veel offertes verstuurt;
• meerdere medewerkers met dezelfde klanten werken;
• je offertes actief wilt opvolgen;
• je werkzaamheden moet plannen;
• medewerkers uren registreren;
• je vanuit offertes of uren wilt factureren;
• je klantinformatie op verschillende plekken staat;
• je steeds meer losse software gebruikt.

Het doel is dan niet om zoveel mogelijk functies in één programma te stoppen. Het doel is juist om minder losse systemen nodig te hebben.

Hello Office: CRM, offertes, planning en facturatie in één

Hello Office combineert CRM met onder andere sales, offertes, planning, taken, urenregistratie en facturatie. Daardoor kun je verschillende onderdelen van je bedrijfsproces vanuit één omgeving beheren. Een aanvraag kan worden opgevolgd als verkoopkans, waarna je een offerte maakt. Wordt die geaccepteerd, dan kun je de werkzaamheden plannen. Vervolgens kunnen uren worden geregistreerd en kan de informatie worden gebruikt voor de facturatie.

Ook je klantgegevens blijven gekoppeld aan de rest van het proces. Dat betekent minder losse bestanden, minder dubbel invoeren en meer overzicht. En misschien nog belangrijker: je hoeft niet zelf uit te zoeken hoe alles met elkaar moet samenwerken. Met een persoonlijke Hello Officer heb je een vast Nederlands aanspreekpunt voor ondersteuning en advies.

Van eerste contact tot laatste factuur

CRM gaat allang niet meer alleen over het bewaren van klantgegevens. Voor veel bedrijven is het CRM het begin van een groter proces:

CRM → sales → offerte → planning → uitvoering → uren → factuur

Wanneer al deze stappen met elkaar verbonden zijn, ontstaat één overzichtelijk proces. Je weet wat er bij een klant speelt, welke offertes openstaan, wat er gepland is, welke uren zijn gemaakt en wat er nog gefactureerd moet worden. Dat is uiteindelijk waar goede bedrijfssoftware om draait: niet méér systemen, maar juist minder gedoe tussen de systemen die je gebruikt.

Wil je ontdekken hoe dit er in de praktijk uitziet? Bekijk dan wat Hello Office voor jouw bedrijf kan betekenen of plan vrijblijvend een demo.